Descriptif des missions Accueil et intendance Réceptionner et gérer les appels téléphoniques et l'accueil physique de la structure : prise de messages, mise en relation, recherche d'information Gérer les courriers entrants et sortants et l'envoi de documents administratifs Gérer les mails de la boîte mail « contact » Gérer les fournisseurs courants et les achats de fournitures et de consommables Etre la personne référente du système d'information et de gestion (actuellement « Dolibarr ») Appuyer le DR dans la mise en place des outils de reporting et de suivi administratif pour l'équipe Missions administratives Appui administratif des dossiers de financement : montage des dossiers de demande, suivi du conventionnement, constitution des bilans quantitatifs et qualitatifs Assurer l'interface avec les financeurs au quotidien (envoi de document, prises de RDV.) Rédaction de mails et de courriers à destination des adhérents et/ou des partenaires Classement et archivage des documents administratifs et comptables Participer à la rédaction du rapport d'activité et des bilans Comptabilité - Contrôle de gestion Gestion et suivi de la facturation (entrante et sortante) : paiement des prestataires, relance, archivage et envoi des éléments au cabinet comptable, suivi du paiement des clients Mise en paiement : du classement des factures d'achat au suivi des règlements Saisie de la comptabilité courante, lettrage des comptes, rapprochements bancaires Suivi des charges fixes, consultation des fournisseurs, contrôle des notes de frais Suivi du paiement des cotisations et des dossiers d'adhésion Suivi de trésorerie Préparation et suivi de tableaux de bord financiers : plan de trésorerie, suivi des subventions, budgets actions. Appui à l'organisation administrative logistique et humaine des animations de l'association Assurer le « back office » permettant le bon déroulement des instances : bureaux, conseils d'administration, assemblée générale : invitation, ordres du jour, convocations, pouvoirs, recherche de salle, accueil, émargement... Assurer le « back office » permettant le bon déroulement des événements, des formations et des réunions : planning, invitation, suivi des inscriptions, réservation de salle, achats, assurances . Mission qualité Impulser et animer la démarche au sein de l'équipe de la délégation Suivre l'évolution du « process » et être personne ressource sur le sujet Assurer le rôle d'interface avec le groupe qualité national Rédaction et/ou supervision des processus, procédures et du manuel qualité. Animer le comité de pilotage qualité de la délégation Mener des audits de certification