CONTENU DU POSTE : Activités principales du poste : - Accueil/Orientation téléphonique et physique - Gestion des rendez-vous - Gestion des messages - Saisie informatique de l'activité pour le rapport d'activité PIRAMIG notamment. - Programmation des hospitalisations, examens complémentaires - Réservation salle de réunion - Création « dossier papier » - Participation aux réunions d'équipe/comité de pilotage - Participation aux missions de dépistage et de vaccination/équipes mobiles - Recours à l'interprétariat (patients allophones) Gestion des courriers : - Prise de note, rédaction et diffusion des compte-rendus de réunions et documents de travail collectifs - Frappe certificats, courriers si besoin - Mise en forme Gestion de la numérisation : - Numérisation des documents Commande des fournitures de bureau SAVOIR FAIRE REQUIS : Compétences techniques : - Utiliser une procédure, un code, un langage, un protocole, une réglementation spécifique à son domaine. - Utiliser les outils et logiciels informatiques - Compétences relationnelles: - Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics - Travailler en équipe et en réseau - Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles - Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle Contribution à l'organisation : - Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnelle - Évaluer la pertinence/la véracité des données et/ou informations. - Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures. SAVOIR ÊTRE REQUIS : Bonne présentation, souriant, rigueur, méthode, adaptabilité, réactivité, qualité à l'écoute, esprit d'équipe, respect du secret professionnel et médical CONNAISSANCES ASSOCIÉES : Secrétariat, terminologie, communication, réglementation de l'archivage, organisation et fonctionnement interne de l'établissement, droits de l'usager, bureautique, intranet/internet. Maitriser l'orthographe. CARACTÉRISTIQUES DU POSTE : Fiche de poste révisée à chaque entretien annuel. Horaires : 9h-16h40 / 9h20-17h (en roulement) Repos fixe (samedi et dimanche) Nombre d'ETP : 35% CLAT-UPD et 15% PASS