Adecco France recherche pour l'un de ses clients sur Rillieux la pape, un secrétaire de direction H/F . le secrétariat est chargé de faciliter l'organisation administrative des services, gérer les agendas des réunions transverses (RAC RIS POP), être le facilitateur des interfaces comptables commandes, facturations. 2- Finalité du poste Assurer les tâches de secrétariat, administratives et d'organisation de la direction patrimoine et des services travaux et réseaux selon les directives de ces 3 hiérarchies. Organiser et coordonner pour plusieurs managers les agendas, la rédaction et la transmission d'informations et les assister dans les missions qui leurs sont confiées en respectant la confidentialité. Contribuer à la gestion des interfaces commandes et rapprochements comptables pour les 3 services, participer à des réunions et effectuer les CR associés. 3- Missions principales - Administration - Assurer et traiter la réception des appels téléphoniques (filtrage, prise des messages.), - Préparer des dossiers et rassembler les informations nécessaires (pièces administratives des marchés notamment), - Rassembler les pièces administratives nécessaires à la constitution des marchés des différents services - Saisir et présenter des documents informatisés, - Renseigner ou enregistrer des données sur des documents ou logiciels appropriés, (RH, AGATE,..) - Assurer le classement, l'archivage et le suivi des dossiers ainsi que la diffusion des notes, - Enregistrer et assurer la traçabilité des documents, - Gérer les agendas et les différentes tâches d'intendance des entités, - Garantir la continuité du service, - Effectuer diverses commandes (fournitures et consommables courants), - Assister à certaines réunions et rédiger les comptes rendus. - Méthode & organisation - Organiser la logistique des réunions, - Organiser des séminaires ou événements internes, - Organiser et planifier les voyages et déplacements (réservations, suivi et facturation), - Assurer l'accueil physique des rdv et leur installation en salle, - Assurer le relais avec les interlocuteurs internes et externes, Compétences requises : - Bonne connaissance des outils bureautiques (Pack Office, suite Google,), - Processus de classement et d'archivage. Savoir-faire professionnels / opérationnels : - Utiliser des outils bureautiques (Pack Office, suite Google, etc.), - Organiser les déplacements professionnels des responsables, - Rédiger en autonomie dans le respect de la charte graphique tous documents ou supports administratifs, - Faciliter la diffusion de l'information au sein de l'entreprise. Aptitudes et qualités : - Adapter et re-prioriser ses activités et son organisation face aux évolutions et aux contraintes, - Respecter la confidentialité des informations traitées ou portées à sa connaissance, - Adapter son comportement et son attitude en fonction de l'interlocuteur pour maximiser la qualité des échanges, - Prioriser et planifier sa propre charge de travail, - Rigueur et dynamisme sont essentiels à ce poste, - Sens du service, - Capacité relationnelle et rédactionnelle. Horaires : 35 H/SEMAINE Salaire entre 27 ET 30K€ annuels le poste vous intéresse ? Merci de postuler en ligne.