Contexte et missions L'UFR Sciences Fondamentales Appliquées recherche un/une assistant-e de direction à compter du 3 février 2025 pour assurer les missions principales suivantes : Assurer des fonctions techniques dans la gestion d'activité administrative, financière, logistique et/ou RH d'une structure (direction, unité, service...) Réaliser des actes administratifs et/ou de gestion dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans un des domaines fonctionnels de l'établissement Activités principales : Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines Préparation, envoi des convocations, vérification du quorum et procurations et rédactions et diffusion des PV des conseils d'UFR et élections Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) Référente courrier Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées Garante du suivi des élections, des conventions et des archives de la composante, délégations de signatures, agendas des conseils et commissions Participer à la mise en place des actions de communication en interne et en externe Coordination de la communication interne sous couvert de la RA Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe Gestion et supervision de l'actualisation des listes de diffusion Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, des examens, de recrutement et/ou de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques, recrutements) Suivi demandes de prêt de salles et de matériel internes (guichet unique). Profil recherché : Savoirs Culture internet Modes de fonctionnement des administrations publiques Environnement et réseaux professionnels Techniques de communication Savoir-être Capacité d'adaptation Capacité d'écoute Rigueur / Fiabilité Sens de l'organisation Savoir-faire Concevoir des tableaux de bord Communiquer et faire preuve de pédagogie Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité requêtes amphis et modération ADE planning, OSE, UP admin (changement bâtiment cartes visites), procurations Diplôme : Baccalauréat Domaine de formation souhaité : Administration et Pilotage Expérience : Débutant accepté (expérience inférieure à 2 ans) Contraintes temporelles : Contraintes de calendrier