Missions Assurer le bon fonctionnement de l'accueil avec rigueur Accueillir, informer et guider les résidents et toute personne extérieure en demande d'informations Assurer la sécurité des résidents (cf procédures du classeur sécurité) Veiller au bien-être des résidents Assurer la permanence de la présence à l'accueil pendant les heures d'ouverture de la Résidence Fonction d'accueil, notamment les taches suivantes : Accueillir et renseigner Tenir le standard téléphonique (dispatching des communications) Informer et communiquer en interne et en externe Réceptionner, traiter le courrier et les recommandés si procuration Recevoir et accepter (ou non) les livraisons pour les Résidents Recevoir les livraisons des fournisseurs de la Résidence Tenir à jour le cahier de remises des clefs Renseigner les visiteurs sur la Résidence (remise plaquette accueil, .) Entretenir et ranger le poste d'accueil Tenir en ordre le salon Fonction sécurité et santé, notamment les taches suivantes : Contrôler et filtrer les visiteurs, les accueillir, les faire guider dans la Résidence si besoin. Vérifier et fermer les accès de la Résidence Répondre aux alarmes santé des résidents et alarmes incendie et alerter selon la procédure. Établir un suivi permanent des remises de clefs aux visiteurs des résidents, remises faites contre signature sur registre paraphé. Fonction hôtellerie et restauration, notamment les taches suivantes : Saisir en informatique les menus pour chaque résident Classer les documents (factures) Établir le récapitulatif des réservations pour la cuisine Mettre en page les menus des résidents en lien avec le chef de cuisine et les distribuer Maintenance du système informatique IGSYS (MAJ chaque semaine) Réceptionner les paiements et les enregistrer. Tenir à jour les cahiers de réservation des chambres d'hôtes, des salles et des salons privatifs. Contrôler la mise à disposition des équipements par délégation Tâches administratives, notamment : Imprimer les récapitulatifs de fins de mois des différentes prestations (technicien, employée de ménage) Gérer les animations en lien avec le service animation (organisation, inscription, suivi). Mettre à jour le site WEB Ranger et archiver les dossiers sous le contrôle du 1er de réception Élaborer la Gazette (préparation, mise en page et diffusion après validation de la direction) Assurer l'actualisation de l'affichage (retirer les affiches obsolètes) Le Directeur des services pourra modifier, en fonction des besoins spécifiques de la résidence, la présente définition du poste. 1 weekend sur 3 est travaillé et votre planning est connu 3 semaines à l'avance. Les horaires sont soit du matin 7h-14h soit après-midi de 13h30 à 21h.