Prise de poste au 01/06/2025. LE POSTE Finalités du poste : - Garant de l'organisation, du formalisme et du suivi des assemblées (bureaux et conseils communautaires) - Favorise les relations des élus et/ou de la Direction générale avec les services, les administrés, les collectivités, les partenaires institutionnels et associatifs - Conseille et soutien la Direction générale pour l'organisation des réunions (Exécutifs, Groupe de Direction,.) MISSIONS : - Assurer l'organisation et le suivi des assemblées (bureaux et conseils communautaires) et formaliser/contrôler le suivi des décisions prises (délibérations, comptes rendus, respect des délais de convocation,...) - Assurer une veille juridique et règlementaire sur les délibérations - Participer aux réunions en lien avec la Direction générale et les élus (comités de direction, exécutifs spécifiques, commissions des finances, CLECT, conférences des maires, .) - Prendre part à l'élaboration des différents dossiers (dossiers administratifs, financiers, .) et savoir les gérer simultanément, - Centraliser l'envoi des différentes informations provenant des services à destination des élus du territoire (courriers, mails..) - Organiser et centraliser les notes des services à fournir à la Direction Générale et pour les réunions élus - Etre force de propositions dans l'organisation des procédures internes, (réunions spécifiques, délibérations, planification, logistique, .) - Organiser et coordonner les plannings de la Direction générale et des élus - Assurer l'organisation du service accueil (gestion du courrier entrant et sortant de l'ensemble des services, accueil physique et téléphonique) et s'assurer de son suivi PROFIL & COMPÉTENCES - Expérience du fonctionnement des Collectivités Territoriales et d'un EPCI - Volonté d'accéder à une fonction à responsabilités qui amènera à être en lien permanent avec le Président/les élus, la Direction Générale, les directions et services - Capacités relationnelles et organisationnelles avérées Savoirs : - Maitrise des principes de fonctionnement des administrations et EPCI (lois, compétences, .) - Maitrise des procédures administratives - Bases juridiques (droit public) - Connaissance du statut de la Fonction Publique Territoriale Savoir-faire (et numérique) : - Qualités rédactionnelles et orthographiques (Rédiger un compte rendu, une note, une délibération) - Maîtrise confirmée des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) - Capacité d'alerte, porter à connaissance, à rendre compte de manière adaptée - Capacités organisationnelles - Gestion des conflits Savoir-être : - Devoir de réserve et sens du service public - Grande discrétion - Aisance relationnelle (liens et échanges avec les différents interlocuteurs : élus, services, collectivités, administrés) - Rigueur - Autonomie - Disponibilité - Réactivité et anticipation (faire preuve d'initiative, aptitude au changement) Positionnement hiérarchique : sous l'autorité du Directeur Général des Services