Branche d'Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage » Famille d'Activité Professionnelle : Administration et pilotage Correspondance statutaire : Technicien (TECH) / Diplôme minimum règlementaire exigé : Baccalauréat Groupe fonctions (RIFSEEP) : G 4-1 E Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse Composante / Service : Direction de la Formation (DF) / Pôle pilotage et suivi de l'offre de formation / Service des inscriptions administratives et des diplômes (SIAD) Composition du service (effectifs) : 4 Fonction d'encadrement : Oui - Nombre d'agents à encadrer : 3 Rattachement hiérarchique : Responsable du SIAD Description du poste : missions et activités Assurer les opérations relatives à la délivrance des diplômes de l'ensemble des filières de l'établissement soit environ 18000 diplômés par année. Encadrement des diplômes : - Superviser l'édition et la délivrance des diplômes - Diriger et animer une équipe/Encadrer 3 agents (entretiens professionnels, formations, .) - Veiller à la mise en application des textes règlementaires en matière de diplômes - Assurer la communication avec les composantes de l'université - Superviser la gestion du courrier - Recevoir les étudiants sur des situations précises ou litigieuses - Répondre aux demandes de certifications de diplômes - Superviser les doubles diplomations - Organiser l'archivage - Ecrire et mettre à jour les procédures administratives - Assurer la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités - Contribuer aux groupes de travail liés à la migration vers le nouveau logiciel (PEGASE) Gestion des diplômes - Préparer et éditer des diplômes en relation avec les secrétariats pédagogiques de composante et la Direction des Systèmes Informatiques (vérification des procès-verbaux) - Gérer des demandes d'authentification de diplômes - Gérer des demandes de diplômes - Gérer les convocations et accueillir des étudiants venant retirer leur(s) diplôme(s) - Accueillir, informer et accompagner les usagers dans leurs démarches - Réaliser le bilan annuel d'activité - Participer/Réaliser une la veille juridique et partager les informations - Réaliser les statistiques des activités du bureau (nombre total diplômes/nombre diplômes édités/nombre duplicata, etc.. Outils spécifiques à l'activité Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : APOGEE-ACCESS et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel confirmé Connaissances / Savoir - Maîtriser l'organisation et le fonctionnement des établissements de l'Enseignement Supérieur - Organisation et fonctionnement de l'établissement - Connaissance de l'environnement professionnel : circuits de décision de l'Université, technique de communication Savoir faire - Capacité à diriger une équipe - Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe / Savoir hiérarchiser les priorités - Sens de l'écoute pour répondre efficacement aux nombreuses demandes des étudiants - Bonnes qualités rédactionnelles et bonne expression orale - Savoir rendre compte, alerter, proposer, répondre aux demandes - Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie - Savoir concevoir des procédures et les formaliser - Savoir entretenir les relations avec les services et les composantes Savoir être - Capacité à adapter ses explications aux différents interlocuteurs - Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe - Être disponible lors des pics d'activités et être réactif - Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail - Faire preuve de confidentialité au regard des données traitées