Profil complet sur le site de l'UCA : 2024140C3 MISSIONS ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL : L'Université Clermont Auvergne (UCA) se distingue par sa communauté dynamique de plus de 36 000 étudiants, 2 000 enseignants et chercheurs, ainsi que 1 500 personnels techniques et administratifs. L'UCA est une université territoriale qui jouit d'une réputation tant nationale qu'internationale entretenant de forts liens avec son environnement socio-économique et culturel, sa gamme étendue de disciplines de recherche et d'enseignement. En 2022, l'UCA a intégré le « top 17 » des universités françaises titulaires d'un label d'excellence, avec pour thème identitaire fédérateur : concevoir des modèles de vie et de production durables. Découvrez l'Université L'adjoint-e en gestion administrative exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité concerné par le poste (RI, finances, scolarité, RH) au sein de l'Université Clermont Auvergne. Il/elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de l'unité. Il/elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. ACTIVITES ESSENTIELLES : - Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité concerné de la structure ; pour le domaine de la comptabilité : saisir et liquider des factures - Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière ...) - Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, .), les reproduire et les diffuser - Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier/ les pièces administratives du service et les contrôler - Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés - Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité - Organiser la logistique relative aux réunions, séminaires, colloques - Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes - Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de la structure - Classer et archiver les documents/pièces administratives et informations COMPETENCES REQUISES : Connaissances : - Notions de base des techniques de communication orale et écrite - Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat - Connaissance générale d'un domaine - Connaissance souhaitée de l'organisation générale et du fonctionnement de l'établissement et de ses composantes - Connaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivage - Maîtrise des règles grammaticales et orthographiques Compétences opérationnelles : - Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones, ...). - Maîtriser les outils bureautiques courants (Word, Excel, power point), le publipostage - Utiliser le logiciel dédié au domaine de la scolarité ou au domaine des finances/comptabilité : utilisation de logiciel SAP souhaitée - Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures. - Trier, hiérarchiser et classer les informations. - Analyser et gérer les demandes d'information. - Gérer la confidentialité des informations et des données. - Travailler en équipe et en relation partenariale. - Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres. - Enregistrer les messages et rendre compte. - Elaborer des tableaux de bord financiers - Savoir tenir une régie de recette (finances) Compétences comportementales : - Sens de l'organisation - Rigueur / Fiabilité PREREQUIS/FORMATION souhaitée - BEP/ BAC Secrétariat, gestion/ comptabilité ou expérience professionnelle équivalente - Compétences en anglais exigées dans le domaine des RI SPECIFICITES / CONTRAINTES DU POSTE : - Rémunération : Base INM 366 soit 1 801.74€ brut mensuels - Contrat de travail : 35h00 hebdomadaires