Les candidatures sans lettre de motivation ne seront pas traitées. Au sein du service ressources humaines mutualisé au niveau de la carrière et la paie, vos missions principales seront les suivantes : - Numériser et nommer l'ensemble des actes du service à différent moment du parcours de validation (après signature de l'élu, après signature de l'agent, après validation du contrôle de légalité) - Numériser, nommer et classer les autres documents du service (grilles d'entretiens professionnels, divers courriers, arrêt maladie, documents déclaratifs au SFT .. - Transmettre les actes signés au service mutualisé via le SharePoint. - Notifier les actes et décisions aux agents et assurer le suivi des retours. - Assurer l'archivage une fois par an. - Assurer le suivi administratif des formations (inscriptions CNFPT, engagement) - Assurer le suivi des stagiaires (vérifier la convention, mise à la signature des élus, retour au service, mise à jour du tableau de bord.) - Assurer le suivi administratif des autorisations spéciales d'absences (décès, mariage, enfant malade, concours .) - Tenir à jour les registres des actes du personnel, - Positionner et assurer le suivi des visites médicales en lien avec la gestionnaire, - Assurer le suivi administratif des recrutements (réponse aux candidatures spontanées, transmission aux services concernés, diffusion des offres .), - Etablir les attestations et courriers divers du service, - Pendant les congés de la gestionnaire, assurer le relais auprès du service mutualisé des demandes urgentes (demandes de personnel, recherche de casier judiciaire, DPAE, déclaration d'accident de travail, demande d'attestation France Travail.) Cette liste n'est pas exhaustive et pourra être alimentée en fonction des contraintes du service. L'assistant (e) administratif s'engage à respecter la plus grande discrétion sur tous les dossiers dont il/elle aura connaissance. Poste à 80%.