Contrat : CDD 3 mois renouvelable Organisation du travail : Travail en équipe Horaires : 07H36 par jour, 08h30 - 16h00, 08h45 - 16h15, du lundi au vendredi (en fonction du besoin de la hiérarchie) DESCRIPTION DE LA DIRECTION Liaisons hiérarchiques : - DRH, en charge de la Formation Continue du GHU - Responsable de l'organisme de formation Sainte Anne Formation Liaisons fonctionnelles/Formation et coordination : - Formateurs de Sainte Anne Formation - Assistantes de formation (Sainte Anne Formation, IFCS, IFSI, Formation continue et Bibliothèque médicale) - Personnels des services du GHU : la paie, les financiers, la DRH, les services logistiques, les achats - Intervenants vacataires - Clients : institutions, stagiaires et partenaires extérieurs Présentation de l'équipe : - 1 responsable de l'organisme de formation Sainte Anne Formation - 3 cadres consultants - 2 assistantes de formation - 1 ASH MISSIONS Missions principales : Assurer l'organisation administrative et financière de certaines formations continue en inter et intra de SAF. Activités afférentes à la mission principale : Secrétariat de Sainte Anne Formation Organisation logistique et administrative de Sainte Anne Formation - Assurer l'organisation et la gestion administrative des formations et conférences en inter ou en intra (convocations des étudiants, élaboration des conventions de formation institutionnelles / individuelles, attestations pédagogiques, feuilles d'émargement, trombinoscope, élaboration des contrats ou conventions pour la rémunération des intervenants) - Mise à jour de la plateforme informatique EFICASS destinée aux étudiants en collaboration avec le Webmaster. - Collaborer ou élaborer sur les plaquettes de formations avec le service communication - Aider sa collègue à l'élaboration du rapport d'activité, du bilan pédagogique et financier et toutes les activités avec les organismes certificateurs (ANDPC et la DIRECCTE) - Accueil des stagiaires et présence sur le site de formation (métro chevaleret) le cas échéant - Préparer l'arrivée d'un logiciel de formation et utilisation du logiciel de formation Liaisons avec les services du GHU - Etablir les documents permettant de rémunérer les intervenants externes et les transmettre au service paie (tableaux de rémunération et contrats des vacataires) - Etablir ou contrôler les frais de mission, permettant les remboursements des intervenants puis les transmettre au service de la paie - Mettre à jour le fichier des intervenants - Commander les billets des intervenants sur la plateforme Carlson Wagon Lits, puis transmission à la DRH - Etablir et transmettre la facturation des formations au service des finances Missions communes : -Aider ponctuellement l'autre secrétaire sur son propre secteur d'activité, en fonction de la charge de travail -Assurer la transmission des informations nécessaires à la marche de Sainte Anne Formation PROFIL Compétences : - Connaissance du fonctionnement d'un organisme de formation - Connaissance des outils de bureautique - Savoir organiser des formations - Savoir collaborer à la mise en place de réunions et de manifestations évènementielles Aptitudes : - Sens de l'organisation et des priorités - Rigueur, discrétion professionnelle, respect de la confidentialité, disponibilité. - Esprit d'initiative - Esprit d'équipe - Capacités d'analyse et de synthèse, d'organisation et d'autonomie