Vous travaillerez au sein du pôle Enfance Famille et Parentalité. Sous l'autorité de la Directrice du pôle Enfance Famille et parentalité, l'assistant(e) du pôle aura pour missions principales de : - Réaliser la gestion administrative de son activité ; - Organiser, gérer, coordonner et assurer le suivi de l'ensemble des activités visant à seconder la directrice de pôle ; - Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission de la Directrice (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.) puis en assurer le suivi ; - Réceptionner et trier le courrier ; - Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus ; - Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information) ; - Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire ; - Rendre compte, à travers des points réguliers, de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer ; - Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.) ; - Travailler en lien avec l'assistante de direction générale ; - Organiser le suivi administratif et les appels à projets des différents dispositifs du pôle ; - Pour le service de la Crèche : o Prospecter auprès des entreprises pour la vente de place en Crèche ; o Suivi des conventions des entreprises de la Crèche. COMPETENCES REQUISES ET ACTIVITES : Savoirs : - Connaissance du secteur social, de son organisation, des services, des acteurs institutionnels et des partenaires techniques, - Techniques de secrétariat de direction. Savoir-faire : - Qualités rédactionnelles, - Capacité relationnelle dans l'usage des outils de communication : téléphone, mails. - Maîtrise des outils bureautiques : connaissance des principaux logiciels : word, excel, gestion de fichiers et logiciels de présentation. Savoir-être : - Respect des procédures et des normes, - Adaptabilité, polyvalence, - Autonomie, esprit d'initiative, être force de propositions - Réel sens du service : anticipation, disponibilité, conscience professionnelle développée - Qualités relationnelles : sens du contact et de l'écoute, diplomatie - Organisation, méthodologie, rigueur, sens des priorités, respect des délais, réactivité - Confidentialité, discrétion