Les Ateliers A+ ce sont plus de 100 collaborateurs, architectes, urbanistes, paysagistes, designers, ingénieurs, économistes, maîtres d'œuvres, producteurs de perspectives et de films partageant les mêmes locaux dans une dynamique d'échanges pluridisciplinaires. Dans le cadre de la réorganisation du service administratif, les Ateliers A+ recherchent un(e) un(e) secrétaire - gestionnaire des services généraux pour rejoindre notre équipe de fonctions support. Missions: 50 % du temps secrétariat polyvalent à l'accueil : - Assurer l'accueil physique et téléphonique - Assistance aux dirigeants (déplacements professionnels, agenda.) - Gestion de la restauration des invités - Gestion des photocopies et du classement, soutien aux équipes pour relier/plier les dossiers - Gestion du courrier ainsi que des coursiers - Gestion de la mise à disposition des salles de réunion - Frappe et rédaction de courriers, diffusion des comptes rendus de réunion de chantier - Suivi administratif des opérations de chantier - Gestion des commandes de fournitures et réapprovisionnement - Mise à jour des bases de données de contacts de l'entreprise - Gestion des entreprises de maintenance du bâtiment - Gestion du parc de véhicules/vélos - Gestion des lignes téléphoniques - Interface avec notre prestataire informatique - Gestion des campagnes de courrier à l'aide du publipostage - Gestion des réservations hôtels, avions, trains pour nos collaborateurs 50 % du temps Secrétariat - services généraux : - Assistance à l'élaboration de contrats de maîtrise d'œuvre, d'avenants et de contrats de sous-traitance - Renouvellement de dossiers administratifs - Mise à jour de la bibliothèque de prix - Mise à jour de la base de données de l'agence - Paramétrage et facturation spécifique à chaque marché - Paramétrage et facturation de la sous-traitance interne, refacturation entre les entités - Suivi et relance des impayés - Participation ponctuelle à l'élaboration des dossiers concours - Relations avec les fournisseurs et entreprises de maintenance de l'ensemble des biens du groupe - Tâches administratives (classement, réception d'appels, réservations, etc.) - Gestion et suivi des achats - Archivage des dossiers marchés Compétences requises Nous recherchons un(e) secrétaire - gestionnaire des services généraux, à l'aise avec les chiffres et Excel, ayant une bonne aisance rédactionnelle à l'écrit, faisait preuve d'un esprit débrouillard pour suivre l'ensemble des sujets de logistiques. - Excel niveau avancé - Word - CHORUS - A l'aise au téléphone - Savoir travailler en équipe - Envie de bien faire et de fluidifier le travail des équipes de production