Secrétariat particulier préfectoral (H/F)

Secrétariat particulier préfectoral (H/F) 49 - ANGERS

Offre n° 188FBWN
Secrétariat particulier préfectoral (H/F)

49 - ANGERS - Localiser avec Mappy

Actualisé le 14 février 2025

Vos missions principales : Principalement assistante de la directrice de cabinet, assurant un binômage avec l'assistante du Préfet, ce qui inclut les missions suivantes : - Gestion de l'emploi du temps du Préfet et de la Directrice de cabinet (tenue de l'agenda, demandes d'audience, organisation des rendez-vous, réunions, déplacements, visites) - Réception des appels téléphoniques et filtrage des communications - Réception et tri du courrier adressé au nom personnel du Préfet et de la Directrice de cabinet - Suivi du courrier (réponse aux invitations, remerciements, divers) - Prise en note rapide de messages, courriers - Suivi du fichier des personnalités et celui des élus - Gestion des réceptions, déjeuners, dîners (élaboration des listes d'invités, cartons d'invitations, enregistrement des réponses, plans de table, menus) - Gestion du budget de fonctionnement de la résidence Préfet et de la Directrice de cabinet - Gestion des frais de réception et de représentation Préfet et Directrice de cabinet - Classement des dossiers Préfet et Directrice de cabinet - Visuel sur la boîte messagerie fonctionnelle Directeur de cabinet et Préfet

Type de contrat
CDD - 1 Mois
Contrat travail
Durée du travail
35H Autre
Salaire
  • Salaire brut : Mensuel de 1830.0 Euros à 1850.0 Euros sur 12.0 mois
  • Restauration
  • CE
Déplacements
Déplacements : Jamais

Profil souhaité

Expérience

  • 6 MoisCette expérience est indispensable

Formation

  • Bac+2 ou équivalents Cette formation est indispensable

Compétences

  • Appliquer un cadre juridique ou réglementaireCette compétence est indispensable
  • Archiver des dossiers et documents de référenceCette compétence est indispensable
  • Assurer un accueil téléphoniqueCette compétence est indispensable
  • Classer des documentsCette compétence est indispensable
  • Collecter et analyser des données, des informationsCette compétence est indispensable
  • Créer, organiser ou coordonner un évènementCette compétence est indispensable
  • Gestion administrative du courrierCette compétence est indispensable
  • Gérer un planningCette compétence est indispensable
  • Mettre à jour un dossier, une base de donnéesCette compétence est indispensable
  • Normes rédactionnellesCette compétence est indispensable
  • Organiser des déplacements professionnelsCette compétence est indispensable
  • Planification des tâches et gestion des prioritésCette compétence est indispensable
  • Relayer de l'informationCette compétence est indispensable
  • Réaliser une veille documentaireCette compétence est indispensable
  • Rédiger un rapport, un compte rendu d'activitéCette compétence est indispensable
  • SténographieCette compétence est indispensable
  • Utiliser les outils numériquesCette compétence est indispensable
  • confidentialité, discrétion

Savoir-être professionnels

  • Faire preuve de réactivité
  • Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
  • S'adapter aux changements

Informations complémentaires

  • Qualification : Employé qualifié
  • Secteur d'activité : Administration publique générale

Employeur

PREFECTURE

200 à 249 salariés

Administration publique générale Mme Alexia JONCHERAY

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