Au sein d'une entreprise familiale de bâtiment et en collaboration directe avec l'équipe travaux, vous effectuez toutes les tâches qui vous sont confiées dans le respect des procédures internes. Vos missions seront les suivantes : - Accueil physique et téléphonique - Traiter, transmettre et classer les mails de l'entreprise et gestion du courrier papier - Appels d'Offres et Marchés publics (en lien avec la direction) : o Suivi de la phase appel d'offre o Dépôt des offres sur les plateformes o Transmettre les renseignements entreprise (attestations, assurances, etc.) o Suivre et classer les pièces marches o Traiter les ordres de service o Envoi des situations de travaux et attestations de paiement direct (sous-traitant) o Demande de caution bancaire auprès de la responsable comptable o Dépôt chorus et récupération des certificat de paiement - Gestion administrative des dossiers chantier (en lien avec les conducteurs de Travaux) o Ouverture de chantier o Demandes d'abonnement o Demandes d'autorisation o Contrats de sous-traitance o Gestion des comptes PRORATA - Etablissement des contrats de sous-traitances - Rédaction et envoi des courriers du service travaux. - Partie suivi comptable (en lien avec la responsable Comptabilité de l'entreprise) o Rapprochements factures/bon de commande/bon de livraison o Gestion de la boite mail dédiée à la comptabilité et aux factures o Ouverture des comptes fournisseurs o Enregistrement des éléments dans la GED o Suivi de validation auprès des conducteurs de travaux o La saisie des écritures, la ventilation analytique et les règlements sont gérés par la responsable comptable de l'entreprise - Partie RH et Paie (en lien avec la gestionnaire Paie de l'entreprise) o Collecte des heures et transmissions aux conducteurs de travaux o Collecte et compilation des éléments variables de paie pour transmission à la responsable paie de l'entreprise (zones, paniers, heures de conduites, absence, demande d'acompte, etc.) o Centralisation des notes de frais - Préparation des dossiers QUALIBAT et RGE et veille concernant les renouvellements. - Déclaration auprès des assurances et déclaration de sinistres. - Commande de fournitures de bureau, des textiles salariés et préparation des divers évènements (réunions, repas, activités de fin d'année, etc.) - Commande des panneaux de chantier, banderoles, et autres supports de communication Compétences recherchées : - Autonomie et réactivité ; - Esprit d'équipe ; - Sens de l'organisation et du classement ; - Esprit de synthèse ; - Capacité rédactionnelle ; - Capacité d'observation et d'écoute ; - Capacité d'adaptation. Profil recherché : Issu d'une formation niveau bac minimum, vous justifiez d'une expérience significative en PME, un passif dans le secteur du bâtiment serait un plus. Vous êtes méthodique, rigoureux (se) et organisé(e), vous avez le sens des priorités et de bonnes capacités d'analyse et de synthèse. Vous maîtrisez impérativement l'outil informatique Office 365, la maitrise de l'ERP ONAYA serait un plus. Vous collectez tous les flux de communication (personnel de production, site web, mails, courriers, prospect, etc.) de l'entreprise, votre capacité d'organisation et d'adaptation, votre curiosité et votre esprit d'équipe vous permettront de distiller ces informations entre les équipes chantiers, les services du siège, le bureau d'étude et la direction.