Rattaché(e) à la Direction Générale, vous aurez pour responsabilités : -Organiser la réception, le traitement et le suivi des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers pour la direction -Être garant de la circulation de l'information au sein de la direction. -Coordination du secrétariat : assurer le suivi de l'information et l'évolution des dossiers, renseigner les interlocuteurs. -Accueil physique : renseigner et orienter les personnes (agents et/ou visiteurs) selon leur demande. -Accueil téléphonique : réponse aux demandes et gestion des appels selon les cas (filtrage des appels, renseignement et orientation, prise de RDV.). -Gestion des agendas : prise des rendez-vous et tenue des agendas des directeurs, préparation des réunions et des déplacements. -Gestion des courriers : réception du courrier entrant. Tri du courrier. Envoi aux Directions concernées. -Archivage et classement des courriers. -Rédaction : courriers et compte-rendu de réunion, d'entretien. -Organisation de réunions : planification, réservation de salle, convocation, préparation des dossiers -Gestion d'outils de gestion et d'organisation : suivi des tours de garde, mise à jour des documents, gestion des listes de diffusion -Gestion « logistique » de la direction : ouverture et fermeture, réalisation de demandes de travaux, gestion du photocopieur, mise à jour de la signalétique, préparation aux prises de postes au sein de la direction -Référent(e) - Gestion des fournitures : contrôle des stocks au sein du secrétariat, recensement des besoins, réalisation de la commande, réception des commandes et distribution. -Suivi des courriers transmis à la signature de la direction : réception, mise à la signature, corrections et diffusion, archivage Connaissances et qualifications requises : - Connaissance du CHU (structure, fonctionnement...) Savoir-faire requis : - Gestion des dossiers - Maîtrise des outils bureautiques - Logiciels : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Chronos Conditions d'exercice : - Sens de l'écoute, patience - Disponibilité, - Capacités d'adaptation - Esprit d'équipe, - Sens du service, - Capacité d'anticipation, - Réactivité, - Esprit d''initiative, sens de l'organisation, de la méthode, des responsabilités - Capacité à gérer les priorités - Solides qualités relationnelles - Rigueur, constance dans la qualité du travail - Sens de la discrétion, confidentialité - Capacités d'observation - Bonne présentation - Bonne expression orale et écrite