La secrétaire d'accueil a pour missions principales : # La fonction accueil de l'établissement # L'élaboration et le suivi des dossiers des résidents # Le recueil et le suivi administratif des données concernant les résidents # L'élaboration du journal interne et de la mise à jour des informations sur les réseaux en lien avec le service animation # La gestion du courrier # Le secrétariat L'exercice de la fonction doit s'inscrire dans le respect des principes définis par les règles et textes législatifs applicables aux instituions médico-sociales et le projet d'établissement. Les activités: L'accueil : =>gestion de la procédure d'entrée administrative du résident : Elabore et met à disposition les différents documents nécessaires en les commentant, assure la gestion administrative des dossiers des résidents, Assure le suivi de la liste d'attente des résidents, Accompagne les résidents et autres caisses et accompagne les résident et leurs proches lors de visite l'établissement . => l'accueil physique : Accueille les usagers, visiteurs, familles, personnels et fournisseurs, orienté la demande et traite, informe les personnes dans la limite de sa compétences. => accueil téléphonique : Traite les appels téléphoniques, réalise les tâches relatives au traitement des appels téléphoniques, assure la traçabilité de cet accueil. Gestion administrative : Assure le suivi du tableau de bord sur les mesures de protection juridique, assure la gestion des commandes de fournitures du service administratif, assure la gestion des inscriptions aux repas des familles, assure le suivi de la gestion des stagiaires qui bénéficient d'un logement proposé par l'établissement, classe et archive les documents selon les procédures définies qui contribuent à une traçabilité efficace de l'information, se tient informée sur l'actualité et règlementations et prend connaissance de l'évolution des technologies. gestion du courrier et secrétariat : Assure la réception et distribution du courrier puis la ventilation en fonction des destinataires, assure le traitement des courriers résidents en fonction des besoins, effectue la frappe de courriers, notes de services, notes d'information et tout document pour l'affichage, assure la mise en page et la frappe du journal de l'établissement et la mise à jouer des informations sur les réseaux en lien avec l'animatrice coordinatrice. Vous travaillerez du mardi au vendredi de 9h00 à 12h00 et de 14h00 à 17h30 et le samedi de 9h00 à 13h00. A compétences égales, l'entreprise donne priorité aux candidats bénéficiaires de l'obligation d'emploi. La prise de poste est prévue pour le mardi 1er avril. Les entretiens sont organisés sur les journées des 17 et 18 mars.