FICHE DE POSTE - secrétaire pédagogique de l'E2C de NIMES Classification : coefficient 216 - Palier 9 de la CCN des organismes de formation Temps de travail : 1 ETP Sous l'autorité hiérarchique de la Directrice, la mission se déroule dans les locaux de l'École de la Deuxième Chance Régionale de Nîmes, qui est portée par l'association PEUPLE ET CULTURE GARD. Finalité du poste Assurer l'accueil des jeunes et des personnes extérieurs à l'E2C, assister les formateurs et la coordinatrice pédagogique dans les démarches administratives pédagogiques ainsi que la directrice. Missions - Assurer l'accueil de l'E2C dans les jours et horaires défini avec la direction. - En charge de la plateforme des signatures électronique SOWESIGN, remplir quotidiennement et vérification journalière. Travail particulier de surveillance. - Préparer les classeurs (rouges et bleus) pour chaque entrée de stagiaire. - Actualiser les logos sur tous documents pédagogiques (feuilles d'émargement, positionnement, gabarit SIOUCS et différentes plateformes.). - Nouvelle posture pédagogique : gestion de la plate-forme GERIF, gestion administrative des comptes « FORMATEUR » en particulier pour l'enseignement à distance. - Travail de contrôle de cohérence : Le portefeuille de compétence. A la fin de la formation, la secrétaire pédagogique doit vérifier, la cohérence entre les déclarations sur les différentes plateformes pédagogiques (contenu de la formation, bilan, heures .) et le déclaratif du portefeuille de compétence du jeune, qui sera validé définitivement par la coordinatrice ou la Directrice de l'E2C. - Photocopier les documents ressources pour les différents formateurs. - Prendre les photos des stagiaires pour les mettre dans SIOUCS - Etablir les conventions de stage - Assurer l'archivage informatique des conventions de stages. - Assurer l'archivage informatique et papier des grilles d'évaluation complétées par les formateurs. - Saisir les grilles d'évaluation des stagiaires dans SIOUCS. - Vérifier et Saisir les absences et présences dans les différents ateliers pour les signatures électroniques. - Saisir les bilans des stages des stagiaires sur SIOUCS. - Assister la coordinatrice pédagogique dans l'élaboration du planning des différents ateliers. - Vérifier les PFS (Plan de Formation Stagiaire) avec la coordinatrice pédagogique et faire les réajustements si nécessaire avant le dépôt de facturation - Posture d'éducation et de surveillance : Lorsque les stagiaires ne sont pas dans les salles avec les formateurs, la secrétaire pédagogique veille au bon comportement des jeunes, que ce soit dans les couloirs, à l'entrée, en bas de l'immeuble (dans le respect du règlement intérieur et du respect de chacun et du lieu). Si nécessaire, avec la validation de la directrice, lors des absences de la coordinatrice et/ou des formateurs, la secrétaire pédagogique, effectuera les plannings individuels de chaque jeune avec les formateurs et vérifiera avec eux la cohérence. La secrétaire pédagogique aura la charge du remplissage et du transfert du planning hebdomadaire sur la plateforme SIOUCS. - Intégration des nouveaux formateurs : En complément de la coordinatrice, la secrétaire pédagogique aura en charge de former, les nouveaux formateurs, à l'utilisation et la gestion des plateformes et des différents documents pédagogiques attenant. - Tenir à disposition de la directrice les différents statistiques demandés Compétences - Rigueur et autonomie - Organisation - Discrétion - Capacité à travailler en équipe - Capacité à travailler avec des publics en difficulté - Très bonne maîtrise des techniques et outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint.) - Aisance dans l'utilisation de différents outils informatiques - Aptitude réelle pour l'organisation des différentes tâches liés au poste Organisation du travail Horaire hebdomadaire sur la base de 35 heures réparties