Sous la responsabilité hiérarchique du responsable de la Cellule Administrative et Financière et fonctionnelle de la Directrice, dans le cadre du suivi des opérations, programmes et dispositifs divers (Aide Façades, ACV, PRU.) portés par la DAU, vous aurez pour mission de : - Exécuter les différentes missions de secrétariat et de gestion administrative et financière de la direction - Exécuter les dépenses de la direction - Être le référent RH de la direction - Assurer le suivi logistique des locaux de la direction - Peut être amené à effectuer des missions d'accueil en cas de nécessité de service Poste 1) Gestion administrative : - Gestion du standard téléphonique : Prise en charge des appels et leur orientation vers les services - Gestion des courriers « arrivée/départ » via le logiciel Acropolis et selon les process internes : collecte, ouverture, tri, distribution et suivi des parapheurs - Suivi des courriers réservés dans Acropolis - Réalise et met en forme des documents de forme et contenus divers, en assure la diffusion ainsi que le classement et l'archivage : o Courriers, courriers électroniques, o Arrêtés, délibérations, o Comptes rendus de réunions, o Tableaux de bord, états à des fins statistiques, o Planning, o Divers guides ou brochures d'information. - Rédige des courriers de réponse aux usagers à partir d'éléments fournis par les cadres - Traite et diffuse l'information en appréhendant son caractère d'urgence et gère des supports de communication : panneaux d'affichage, mise sous pli, envoi de documents. - Met à jour l'outil GTT (congés, absences diverses), relève les anomalies et assure un rôle d'alerte dans les domaines supervisés - Gère les stocks et l'approvisionnement en matériel divers et/ou fournitures de bureau jusqu'au suivi des livraisons -Effectue et assure le suivi des demandes d'interventions techniques et informatiques (Astech/GLPI.) - Gère l'agenda de la directrice et planifie des rendez-vous pour la DAU en fonction des priorités et des échéances, adresse les convocations. - Assure la préparation administrative de réunions et en suit la logistique : réservation et préparation de salles, invitations, préparation de documents, organisation de l'accueil des participants, envoi d'ordre du jour et de CR. - Assure le suivi, et éventuellement la saisie des projets de délibération, décision et arrêtés dans le logiciel Webdélib (respect des délais calendaires, des PJ en signatures (conventions.) et des envois au service des Assemblées) - Assure l'alimentation des fichiers partagés avec le SAF du Département (suivi des subventions, conventions, délibérations.) 2) Gestion comptable : - Traite les bons de commandes (saisie, signatures, envoi aux fournisseurs) 3) Gestion des marchés publics : - Gère les consultations en lien avec son/sa responsable de la CAF et les aspects administratifs associés - Publie les marchés DAU sur AWS Activités secondaires : Dans le cadre de la création de la Cellule Administrative et Financière et afin de maintenir la continuité de service de la Direction, l'assistant(e) de direction peut être amené(e) à assurer des missions transversales telles que : - Assurer des missions administratives et financières en lien avec l'opération « Aides Façade » (création et suivi des dossiers, relances, prises de RDV architecte conseiller, relations usager, intégration des fiches AC sur CartADS, lien avec le service UR pour les procédures Urba,.) - Assurer des missions administratives pour le service UR ou le PRU en cas de nécessité de service - Vérifier les factures (conformité à la commande.) - Demander des virements internes, des créations de lignes budgétaires ou des créations de Tiers - Contrôler des lignes budgétaires et des imputations (engagements et suivi des crédits par commandes) - Suivre les tableaux de bords financiers Diplômes ou certifications obligatoires : - Niveau Baccalauréat