La Direction Finances Affaires Juridiques évaluation (DIFAJE) du Département de Meurthe-et-Moselle recherche un.e agent.e de gestion administrative. Ses missions se déclineront ainsi : Administratif et secrétariat - Assure l'accueil physique et téléphonique du service et oriente les demandes vers le bon interlocuteur - Gère les courriers entrées-sorties du service, notamment les entrées via Télérecours - Rédige dans AIRdélib les rapports du service - Assure l'organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des invitations, listing des participants, etc.) - Gère les fournitures de bureau du service - Renseigne le tableau de gestion d'activité trimestriel relatif à l'activité juridique et assurance en lien avec le responsable de service - Assure périodiquement la mise à jour et le classement des documents de référence en matière juridique Gestion administrative et comptable des dossiers juridiques - Crée les dossiers papiers juridiques et assure leur mise à jour (actes de procédure, courrier, AR, etc.) - Saisit les données dans le logiciel de gestion des dossiers du service (DIRAJ) : classification juridique, création de dossiers de demandes d'avis juridiques et des dossiers contentieux. - Met à jour les données dans le logiciel suivant l'évolution du degré d'instruction du dossier (acte de procédure, facture, recette) - Assure une vérification des délais de procédure et de production des actes, et tient informé le juriste - Assure une relecture des productions des juristes, et réalise l'envoi (Xparaph, Télérecours, courrier, etc.) - Réalise l'exécution comptable des dossiers juridiques (engagement, liquidation, etc.) et assure le lien avec les cabinets d'avocat - Réalise et contrôle l'exécution financière des décisions de justice, et tient informé le juriste - Rédige des courriers simples - Trie, organise, classe et archive les dossiers juridiques - Est administrateur DIRAJ et assure la mise à jour Suivi financier et comptable des dépenses et des recettes - Participe à l'élaboration du budget du service : analyse les réalisés de l'année N, recense les besoins de l'année N+1, prépare les tableaux d'aide à la décision, saisit les demandes de crédits dans le logiciel financier - Contrôle l'exécution des dépenses et des recettes (juridique et assurance), veille au respect des procédures réglementaires et aux délais impartis - Assure le suivi de la consommation des crédits du service en lien avec le responsable de service et le conseiller en assurance, et notamment le suivi de l'AE juridique - Assure l'exécution financière des marchés publics du service - Assure l'exécution dans le logiciel financier des actions de suivi : virements, reports, rattachements ; etc. - Réalise le tableau des provisions pour risques contentieux deux fois par an, et son envoi au services des finances Activités spécifiques - Travail en binôme avec l'agent de gestion administratif et assurances, dont il.elle assure la suppléance en cas de besoin pour le suivi administratif et comptable des dossiers juridiques - Participe au pôle administratif de la DIFAJE (intérim du secrétariat de Direction)