Structure d'accueil Le Centre de recherche de l'Institut Curie L'Institut Curie est un acteur majeur de la recherche et de la lutte contre le cancer. Il est constitué d'un hôpital et d'un Centre de recherche de plus de 1000 collaborateurs avec une forte représentativité internationale. L'objectif du Centre de recherche de l'institut Curie est de développer la recherche fondamentale et d'utiliser les connaissances produites pour améliorer le diagnostic, le pronostic, la thérapeutique des cancers dans le cadre du continuum entre la recherche fondamentale et l'innovation au service du malade. Description du poste Au sein du Centre de Recherche de l'Institut Curie sur le site de Paris, vous intégrez la Direction des Services Techniques. Rattaché(e) au Responsable adjoint de l'équipe composée de 6 personnes, vous serez en charge des missions suivantes : Missions principales : 1. Recueillir et traiter les informations nécessaires aux collaborateurs et aux collègues 2. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes 3. Assister la direction dans la préparation, l'exécution et le suivi de la gestion administrative 4. Tenir à jour les données des activités, les tableaux des bords, la documentation générale de la direction Activités principales : 1. Information et orientation des interlocuteurs, internes et externes : Gestion des canaux d'informations : surveillance, alerte, information et orientation des différents publics Aide à la formulation des demandes, au bon usage des outils, mise à disposition des procédures, notes et consignes Mise à jour des pages du site intranet dédié à la direction des services techniques 2. Exécution des actes de gestion administrative courante : Gestion des agendas et des activités récurrentes : prise de note, rédaction et diffusion de compte-rendu Gestion du courrier, collecte, mise en forme, reproduction, diffusion, classement numérique et archives Préparation et mise en validation des actes engageants : ordre de service, décision, etc. Suivi des dossiers individuels des agents de la direction : congés, absences, évaluations, habilitations 3. Exécution des actes de gestion budgétaire courante : Participation à la gestion des budgets d'exploitation, maintenance et travaux de la direction Rédaction, notification et suivi des bons de commande, collecte des admissions et réceptions, rapprochement de factures Suivi des enveloppes budgétaires, surveillance et alerte Mise à jour des tableaux de suivi des marchés d'approvisionnements, fournitures, prestations de services et travaux 4. Assistance au suivi des activités de la Direction : Collecte et mise à jour des demandes, traitements des données, mise à jour de tableaux de bords Gestion des réclamations : orientation des retours des demandes d'interventions Relance des intervenants, fournisseurs, prestataires et entrepreneurs de travaux Mise à jour des documents de synthèse et rapports d'activités de la direction Activités Associées : Coordination avec sa collègue assistante administrative du site d'Orsay Correspondante des services RH, Finances, etc. Profil recherché Formation et expérience - Niveau Bac+2 - Expériences professionnelles similaires souhaitées dans le secrétariat et l'assistance d'un service technique Compétences et qualités requises - Maîtriser les logiciels bureautiques du Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint - Maîtriser les tâches de secrétariat classique (gestion d'agenda, réception, accueil téléphonique, etc.) - Sens de l'organisation et de la méthodologie - Réactivité et rigueur - Gestion des priorités, diplomatie et faculté d'adaptation aux demandes des différents interlocuteurs - Bonnes capacités relationnelles, d'écoute et communication orale adaptée. Toutes nos opportunités sont ouvertes à des personnes en situation de handicap.