Employeur présent les mercredi 26 mars et jeudi 27 mars au salon TAF Montpellier secteur SERVICES AUX ENTREPRISES : conseil /administration. Missions de secrétariat de l'UOS : - Gestion de l'agenda du responsable d'unité / responsable adjoint : planification des rendez-vous en interne et en externe, gérer les conflits d'agenda, programmer les points réguliers avec les membres de l'équipe, prévoir les modalités pratiques d'organisation des réunions..etc - Organisation et préparation de réunions : programmation de réunions, prise de rendez-vous, réservation de salles et fournitures informatiques, élaboration de listes d'émargement, réponses téléphoniques, impression éventuelle des documents de présentation, élaboration de dossiers préparatoires.. - Gestion du courrier entrant et sortant dans l'outil ELISE : distribution au sein de l'unité et mise en signature des courriers sortants, suivi de la réponse aux courriers..etc - Traitement administratif de courriers ou conventions qui reviennent signés : numérotation, date, copie, scan, mise en signature dans le logiciel de gestion courriers entrants et sortants, mise sous pli, archivage informatique et papier, mise au chrono, envoi courriers des deux services, mise à jour des documents sur le serveur - Gestion de la BAL UOS : consulter la messagerie et transférer les messages en interne selon la thématique concernée, s'assurer de la réponse aux sollicitations des établissements. - Mise à jour de la liste et des coordonnées des établissements de santé de la région - Envoi de mails et courriers afférents aux différentes thématiques : réponses ponctuelles aux demandes des établissements - Elaboration et diffusion du compte-rendu de la réunion hebdomadaire de l'unité - Aide aux publipostages relatifs aux appels à projets ou appels à candidatures, aux campagnes menées par l'unité - Assistance de l'équipe pour la prise en main des nouveaux outils dématérialisés - Création d'une banque de notes thématiques Missions de gestion administrative : - Appui administratif au service autorisations : saisie des décisions d'autorisation et documents divers dans le SI Autorisations, - Appui administratif au service contractualisation - Appui administratif transversal : publication des actes administratifs au Recueil des Actes Administratifs (RAA), rédaction de procédures pour l'unité offre de soins (gestion des courriers dans Elise..etc). - Coordination de la réponse aux enquêtes (DGOS, IGAS, CDC) : compilation et mise en forme des contributions, envoi des réponses.. - Mise en place d'un tableau de bord recensant les sollicitations faites à l'UOS (notamment du DG /DOSA) : demandes de notes, EDL, avis techniques. - Amélioration de l'arborescence du réseau UOS Savoir-Faire : - Gestion d'agendas - Organisation de réunions - Rédaction de comptes rendus et courriers - Classement et archivage - Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook (Power Point éventuellement) - Communication orale et écrite Savoir-être : - Confidentialité - Rigueur - Sens de l'organisation - Anticipation - Réactivité - Sens du service public - Sens des relations humaines