COORDINATEUR DE L'AIDE AUX ETUDIANTS CATÉGORIE : Technicien DÉPARTEMENT : Affaires Académiques SUPERVISEUR : Le responsable du bureau des programmes d'études supérieures, des affaires académiques ou tout autre superviseur désigné par le président. FONCTIONS Soutien à l'administration des programmes d'études supérieures à l'AUP : -Servir de contact pour les étudiants pendant le processus d'admission et d'intégration o Répondre à toutes les questions des étudiants diplômés acceptés et confirmés jusqu'au moment de leur arrivée et de leur orientation. o Participe, le cas échéant, à des sessions d'information en ligne pour les nouveaux étudiants confirmés afin de rencontrer virtuellement les étudiants existants et/ou les directeurs de programme - Maintenir le contact avec les étudiants pendant toute la durée de leur séjour, orientation, suivi des progrès, résolution des problèmes, suivi de tous les aspects de la vie de l'étudiant, depuis les notes incomplètes jusqu'à l'achèvement et la soumission de la thèse. - Assurer la liaison avec le bureau des inscriptions pour les questions académiques au nom des étudiants actuels et diplômés. Voici quelques exemples de tâches : - Aider les étudiants à remplir les demandes d'obtention de diplôme, vérifier les demandes et les soumet au bureau des inscriptions - Vérifier la trajectoire des diplômes sur une base semestrielle et mettre à jour les heures de cours au fur et à mesure que les étudiants progressent dans leur cursus. - Aider à l'inscription aux cours, aux cartes d'identité, aux notes, à l'obtention des diplômes, au suivi des étudiants retenus, le cas échéant - Stocker la documentation et la correspondance jointes aux dossiers des étudiants dans la base de données. -Sous la supervision du gestionnaire, il collabore avec diverses unités administratives afin d'assurer la coordination avec l'administration des programmes d'études supérieures. Exemples de tâches : - Participer à l'organisation de l'orientation des nouveaux étudiants - réunions sur les programmes, informations administratives, séances de conseil, inscriptions sans rendez-vous, cocktail de bienvenue. - Travailler avec le conseil des étudiants diplômés sur des projets - Assurer la coordination avec la bibliothèque en ce qui concerne la soumission des thèses, l'accès à la bibliothèque et les cartes de bibliothèque. - Organiser des événements spéciaux (conférenciers, réseaux d'anciens étudiants) - Aider à la gestion des entités externes - Assurer la coordination avec la comptabilité des étudiants et l'aide financière en ce qui concerne les questions de facturation, le cas échéant. - Assurer la liaison avec le département Communication et en particulier avec le webmestre de l'université pour communiquer sur les activités spéciales, le cas échéant. - Aider à remplir les formulaires académiques ainsi que d'autres documents pertinents. - Fournir un soutien logistique aux professeurs externes (voyages, notes de frais, etc.). - Planifier et préparer la documentation pour les professeurs selon les besoins (y compris, mais sans s'y limiter, les modules), les photocopies, le tableau noir, les fournitures de classe ; - Aider à la programmation des réunions et à la réservation des salles selon les besoins ; préparer les documents de réunion et rédiger les procès-verbaux des réunions selon les besoins. -Participer à l'organisation de la partie de la cérémonie de remise des diplômes réservée aux étudiants diplômés, en collaboration avec le bureau des inscriptions. - Collaborer étroitement au suivi et à la documentation de la progression de la thèse dans le but explicite d'aider les étudiants à réduire le temps nécessaire à l'obtention de leur diplôme. - Assurer la liaison avec les étudiants, les professeurs, l'administration des études supérieures et la bibliothèque en ce qui concerne la sou