LA FICHE DE POSTE DU SECRAITARIAT -Accueil physique et téléphonique des personnes : bénéficiaires, donateurs, fournisseurs, partenaires et visiteurs. Les diriger, les renseigner et noter leurs messages -Gestions des mails et du courrier : tri, transfert, enregistrement et affranchissement -Rédaction de documents (courriers, emails) : mise en forme, transfert et classement -Vérification des stocks (consommables et non consommables) : enregistrement des entrées/sorties, -passation de commandes -Enregistrement et classement de factures -Gestion des demandes de congés payés des salariés -Planification des rendez-vous pour les membres du bureau de l'associations et organisation de réunions -Mise à jour du suivi des activités de l'association pour le rapport d'activités annuel : événements, partenariats, sorties et loisirs et réunions -Coordonner le planning pour les actions ponctuelles de type collecte nationale, maraudes, etc. (contacter et sélectionner les bénévoles, mise en place préparer les communications, -Actualiser des données de suivi d'activité de l'association (tableaux de bord, tableaux de résultats, ...) -Prospection de nouveaux partenaires, donateurs, et fournisseurs -Autres tâches diverses de secrétariat : *Tâches quotidiennes -Gestion des emails, des appels téléphoniques, du courrier -Enregistrement de la distribution des repas chauds de la veille sur l'outil Passerelle -Réception et classement des documents de ramasses alimentaires et des bordereaux de livraisons -Réception et vérification des dossiers des nouveaux demandeurs d'accès à l'épicerie solidaire -Orientation et renseignement des personnes. -Tâches ponctuelles -Réception de dons en chèques/espèces : remise de reçus aux donateurs, enregistrement des dons dans le tableau donateurs ; -Renseignement et envoi de CERFA pour les donateurs particuliers et société ; -Réception de factures : enregistrement dans le tableau des factures et classement ; -Passation de commandes : enregistrement des achats dans le tableau consommables, le tableau non consommables et le tableau Subvention de la DRIHL pour les achats alimentaires ; -Enregistrement des dons alimentaires dans le tableau des consommables ; -Archivage des dossiers des bénéficiaires en fin de droits. Les Samedis Collaboration avec l'épicerie solidaire -Enregistrement des nouveaux bénéficiaires de l'épicerie solidaire -Confirmation du bordereau de livraison de la BAPIF sur Passerelle (l'après-midi). -Enregistrer la sortie des BL de la semaine sur Passerelle : distribution des repas chauds -Les samedis -Faire la demande de la banque alimentaire pour le mercredi matin. -Enregistrer le passage de la PABIF pour le mercredi suivant. -Chaque début du mois : Compétences techniques Maîtrise des logiciels (tableurs, traitement de texte.) et d'outils informatiques Utilisation des modes de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique.) Analyse et gestion des demandes d'information