Sous l'autorité du responsable administratif et financier, l'assistante commerciale en charge des commandes de fabrication est le support administratif des commerciaux et est chargée sur les dossiers à bordereaux du chiffrage, de l'offre commerciale, de la prise des commandes, de leur saisie sous Divalto (ERP), de leur suivi (voir descriptif ci-dessous), de la facturation et dans certains cas, de la gestion des litiges (relance, demande d'avoir, courriers divers. Elle a un rôle d'interface non seulement entre les clients et les commerciaux, en interne avec les autres services (infographie, production, logistique, pose, comptabilité.). Activités Principales Gestion commerciale administrative en : - Elle est garante données clients enregistrées dans le système informatique (complétude de la fiche client en commerce et logistique : nom, adresse, sites d'intervention et modalités d'accès, contacts, mode et conditions de paiements, données bancaires.) et de leur mise à jour - Elle vérifie auprès du service comptabilité la fiabilité financière du client ou prospect, le cas échéant ou s'en assure. Elaboration d'un devis : Administration des Ventes : 1- Actualisation tarifaire pour un article déjà enregistré : - Elle assure la réactualisation des devis de l'article et de la prestation concernés, établit le devis dans le respect de la politique commerciale en vigueur, qu'elle transmet au commercial pour validation avant transmission au client. 2- Devis pour un nouvel article ou une nouvelle prestation de pose : - Elle prend connaissance des caractéristiques de la demande (type, dimension, qualité, quantité, délai, impression, lieu de livraison et d'intervention, contraintes éventuelles d'intervention). - Elle demande la cotation du nouvel article au service devis ou s'assure que les éléments (devis Divalto et gamme) sont bien dans le dossier si le commercial s'est chargé de la demande de devis au préalable. - Elle applique les directives reçues en matière de politique commerciale - Elle vérifie la correspondance des caractéristiques de l'offre commerciale et de la demande client (type de conditionnement, modalité de transport, cadencement de production, etc.). - Elle s'assure de la présence d'une commande client en bonne et due forme et que les conditions générales de ventes de la société ont bien été transmises au client. Logistique : - Elle prend connaissance des caractéristiques de la demande (type, qualité, quantité, délai, impression, lieu de livraison et d'intervention) et en informe les commerciaux Traitement des commandes clients, Suite à la réception de la commande du client, Administration des Ventes : - Elle s'assure lors d'une revue de commande de la conformité des éléments de la commande client par rapport à l'offre de vente. Dans le cas contraire, elle déclenche une nouvelle offre. - Elle est responsable du changement de statut du devis (accepté, refus) - Crée la référence du produit dans le système informatique par récupération des données de l'offre commerciale. - Génère le devis en article après validation du client - Dès que l'article est validé, l'assistante administration des ventes assure la saisie des informations de la commande : - Elle vérifie la validité du délai demandé par le client tant en ce qui concerne la fabrication qu'en ce qui concerne la prestation de pose - Elle vérifie le délai de livraison par rapport au délai de production (contrainte logistique éventuelle) - Elle assure la validation l'ordre de vente et envoie lorsque demandé une confirmation de commande au client. - Elle effectue le traitement des besoins matériels lors de l'intervention de pose si besoin et la génération des articles nécessaires dans la commande (nacelle notamment) et met les commentaires nécessaires à la bonne compréhension du dossier par la planification de pose. Logistique : - Elle s'assure des conditions de livraison chez le client et valide les délais de livraison.