Sous la responsabilité de la cheffe de service développement commercial; l'assistant.e administrative et de gestion assure l'accueil physique et téléphonique du service; toutes les missions de secrétariat notamment l'organisation de réunion et la tenue des agendas. Il; elle assure également le suivi des bases de données (observatoire du commerce; etc..); la rédaction et le suivi des procédures de consultation du service; les mails; la tenue du répertoire informatique et des dossiers suivis par la manager de commerce et la chargée d'animations. MISSIONS PRINCIPALES ACCUEIL : -Garantit l'accueil physique et téléphonique du service; -Accueille les prestataires extérieurs et services internes de la Ville -Gère les demandes et recherche les informations utiles pour renseigner au mieux les commerçants et les services -Assure l'organisation de réunions/rdv SECRETARIAT : -Gère la boîte mail du service / relations commerçants; -Tient les bases de données du service; -Enregistre le courrier et classe les dossiers -Assiste l'équipe dans la saisie informatique de dossiers et dans l'édition de courriers et conventions -Effectue le suivi budgétaire en lien avec la cellule financière -Rédige des comptes-rendus de réunions -Assure le suivi sous logiciel ACROPOLIS -Saisit des délibérations sous logiciel OXYA COMPETENCES REQUISES : -Connaissance de l'organisation de la collectivité -Maîtriser les techniques d'accueil du public et les outils bureautiques et informatiques -Savoir renseigner des tableaux de suivi des activités du service -Etre en mesure de rédiger des réponses par mail et savoir mettre en forme des courriers -Savoir organiser son temps afin de respecter les délais et gérer les priorités -Savoir travailler en équipe et rendre compte à sa hiérarchie - Faire preuve de courtoisie et d'empathie -Posséder un bon relationnel et se montrer disponible auprès des usagers et services Un représentant de la collectivité sera présent au salon de l'emploi public territorial le 15 avril au Phare à Chambéry . Inscrivez vous sur Mes Evènements Emploi : https://mesevenementsemploi.francetravail.fr/mes-evenements-emploi/evenement/412980/salon-de-l-emploi-public-territorial-chambery