Dans le cadre d'un contrat PEC, poste d'assistant(e) administratif(ve) auprès de la Direction des Collections et de la Conservation au Musée national Picasso-Paris Missions et activités principales : Sous l'autorité du directeur des ressources et des moyens, et en liaison avec les trois départements qui composent la direction, le titulaire du poste a pour missions principales : 1/ Gestion du courrier : - Attribuer un numéro de chrono à l'arrivée et au départ des courriers ; - Scanner les courriers au départ ; - Assurer l'envoi des courriers recommandés ; - Assurer le tri et la diffusion des parapheurs entre les directions et les départements ; - Assurer la réception des plis des marchés publics ; - Gérer le logiciel de signature électronique (Yousign) 2/ Organisation des réunions et entretiens de recrutement : - Organiser des réunions avec différents intervenants internes et externes ; - Participer à la préparation des réunions d'instances (conseil d'administration, conseil scientifique, CSA.) : organisation logistique, préparation et impression des dossiers ; - Organiser les entretiens de recrutement en lien avec le département des ressources humaines et les directions métiers concernées (gestion de l'agenda, préparation des dossiers de recrutement) 3/ Secrétariat : - Numéroter les décisions de la présidente et les enregistrer ; - Etablir les ordres de mission, décisions de remboursement, état de frais de mission et représentation - Réservations hôtel, billets, etc. - Logistique : eau, café pour réunions - Assurer des missions de tri, photocopie, classement et archivages pour le compte des départements et directions ; 4/ Gestion RH : - Suivi des candidatures (tri, classement, tableaux de suivi) et préparation des entretiens de recrutement (élaboration des dossiers) - Suivi des demandes de formation en complément des gestionnaires Assurer la circulation des parapheurs et du courrier auprès des chefs de département de la direction. Compétences principales mises en œuvre : Compétences techniques : - Rédaction administrative - Outils bureautiques et informatiques : outlook, word, excel, Teams - Classement et archivage Savoir-faire - Travailler en réseau - Vérifier et transmettre des informations - Organiser des réunions - Prise de note - Rédaction de documents et des actes administratifs Savoir-être (compétences comportementales) - Rigueur - Réactivité et disponibilité - Sens de l'organisation - Discrétion - Sens des relations humaines - Capacité de synthèse Contrainte horaires possibles notamment lors de préparation de réunion. Télétravail possible