Exerce sous la responsabilité d'un responsable de service, de la Directrice. S'assure de la bonne circulation des communications téléphoniques, de l'accueil et de l'accompagnement des visiteurs dans l'entité. o Accueillir téléphoniquement et physiquement - Reçoit, renseigne, trace et oriente le visiteur à l'accueil, - Emet, reçoit, transfère et enregistre les appels -Participe à la planification des interventions et aux remplacements en cas d'absence des intervenants o Réaliser et suivre des tâches administratives - Saisit ou rédige sur consignes des courriers, fax et mail - Enregistre, diffuse le courrier entrant et expédie le courrier - Met à jour les statistiques, documents administratifs, rapports d'activité - Réalise des travaux de classement, reprographie, - Met en œuvre la logistique nécessaire à la tenue des réunions (aménagement et rangement de la salle, préparation des collations et de tout autre matériel nécessaire à la tenue de la réunion) et gère le planning de disponibilité des salles o Participe au service - Se coordonne avec ses collègues et assure la continuité du service - Tient en ordre l'espace accueil, - Rend compte de son activité à son supérieur hiérarchique - Participe aux réunions d'équipes ou réunions de travail. - Est force de proposition pour faciliter le bon fonctionnement de la structure. o Participe à la démarche qualité de la structure COMPETENCES REQUISES : SAVOIR - Maîtriser des techniques de secrétariat : outils bureautiques (word, excel .) utilisation d'internet, d'intranet, gestion de messagerie, classement, archivage, base de comptabilité/gestion - Maîtriser les techniques de communication téléphonique, les bases d'une communication orale efficace - Maîtriser la langue française (oral et écrit). SAVOIR-FAIRE - Comprendre et analyser les demandes formulées : collecter, reformuler, orienter - Se conformer aux procédures et à des consignes internes, - Connaître l'organisation interne de la structure, de ses circuits d'information, de son offre de services et de ses partenaires, - Gérer les conflits. - Gérer le stress SAVOIR-ETRE - Capacité de communication et d'écoute - Etre avenant - S'adapter aux différents types d'interlocuteurs et situations, - Etre organisé, réactif, rigoureux - Savoir gérer les priorités - Respecter la confidentialité et faire preuve de discrétion - Capacité d'adaptation CDD de remplacement de congés juillet-Août