Structure à l'interface Formation-Recherche, La Graduate Research School (le collège des écoles doctorales) de l'université de Bordeaux a été créé en 2016, pour coordonner les actions des écoles doctorales, des Graduate Programs et plus généralement, du champ doctoral de l'établissement. Nous recrutons un-e assistant-e de direction, dont les activités se déclinent sur plusieurs axes : #Gestion administrative en appui à l'équipe de direction du collège - Gérer les plannings et agendas de l'équipe de direction (directeur, DAF) - Gérer le courrier, les messageries et les réservations de salles de réunion - Assurer l'accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs (internes et externes) et répondre aux demandes d'informations - Assurer l'accueil des nouveaux agents et coordination de leur arrivée - Assurer la coordination du lien entre les directions des écoles doctorales et la direction du CED - Être en soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité et des manifestations (rentrée solennelle, cérémonie des docteurs, prix de thèse) - Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe - Suivre le circuit de signature des documents et leur archivage - Mettre à jour et le suivre des tableaux de bord nécessaires à l'équipe de direction - Assister la direction dans la préparation et le suivi des dossiers techniques - Mettre en forme des documents #Gestion des activités liées à la vie institutionnelle du collège - Organiser les bureaux et différents conseils : convocations, ordres du jour, documents et supports - Rédiger les procès-verbaux/comptes-rendus des instances et mettre en forme les délibérations - Organiser les élections en lien avec la direction des affaires juridiques - Veiller à la mise à jour des statuts du collège et des écoles doctorales #Gestion financière du budget de fonctionnement du collège - Procéder aux opérations d'engagement juridique, à l'établissement des services faits jusqu'à leur mandatement - Établir les devis et effectuer le suivi de facturation - Assurer le suivi du budget et appuyer la direction pour la construction du BR et du BI - Appliquer la réglementation et les procédures internes de l'établissement en matière de gestion financière et de commande publique - Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables Vos atouts / vos talents : Titulaire d'un diplôme niveau BAC minimum, vous êtes formé-e dans le domaine de la gestion administrative (ou finance). Idéalement, vous avez une première expérience dans une fonction similaire. Pour occuper ce poste : - Vous détenez des qualités relationnelles et rédactionnelles - Vous faites preuve de rigueur, savez anticiper, alerter et travailler en équipe avec de multiples interlocuteurs - Vous maîtrisez l'anglais (écrit, lu, parlé) - Vous connaissez le fonctionnement d'un établissement public, en particulier universitaire et la réglementation qui s'y applique. Plus d'informations : En rejoignant le Collège des écoles doctorales de l'Université de Bordeaux, vous serez placé-e sous l'autorité hiérarchique du/de la directeur/trice administratif/ve et financier/ère. Basé à Talence - accès tram Peixotto (arrêt de tram ligne B) bus, vélo, parking du personnel. CDD de 12 mois à compter du 1er juin 2025 Salaire mensuel brut : 2000 € à 2229 € selon expérience