Au sein du Service de la vie étudiante, rattachée à la Direction des Formations et de la Vie Étudiante de la Faculté des Sciences et Ingénierie de Sorbonne Université: Localisation: 4 Place Jussieu 75005 Paris Fonctions : Gestionnaire administratif et financier F/H Catégorie : B Corps : TECH BAP : J Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans). Missions : Rattaché-e à la responsable du service, l'assistant-e administratif-ve et financier-ère assure en binôme avec un.e collègue 4 missions bien distinctes : - Gestion administrative et financière de la Maison de la Vie Étudiante : suivi du budget tout au long de l'année en lien avec la responsable, traitement administratif des commandes et des factures correspondant aux activités du service, suivi des tableaux de bord afin d'assurer une veille continue des dépenses du service, traitement des documents administratifs liés aux questions RH, suivi et vérification de l'avancement des paiements, secrétariat de l'équipe de direction, gestion du courrier - Gestion et suivi des dispositifs d'aides sociales et associatives : Réception des dossiers de demande, préparation administrative et financière des dossiers, préparation et mise en place des commissions, établissement des PV des commissions et des tableaux de validation des aides accordées, gestion financière du versement des aides - Gestion et suivi des emplois-étudiants : Réception des dossiers de demande de recrutement et mis en conformité, retranscription des demandes et transmission aux ressources humaines, réception et vérification des déclarations horaires, retranscription et suivi, transmission aux ressources humaines, suivi des enveloppes financières de chaque structure. Mise en place des temps de rencontre des emplois-étudiants et des diverses réunions. Contact et suivi des étudiantes et étudiants - Gestion des espaces : Planifier et coordonner les interventions des équipes en matière de logistique et de services généraux: gardiennage, gestion des équipements, nettoyage, assurer le suivi des prestations, tenir à jour l'inventaire des stocks, gérer le planning des locaux de la vie étudiante Elle/Il participe à l'organisation de différents évènements. Elle/Il participe en outre aux autres activités du service. Activités principales : - Accueillir et accompagner les étudiants - Réaliser les opérations de gestion administrative et financière courante - Saisir et mettre à jour des bases de données et tableurs dédiés à la gestion et au suivi financier - Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, attestations provisoires.), les reproduire et les diffuser - Retranscrire des informations orales à l'écrit - Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés - Traiter et diffuser des informations internes et externes - Participer aux opérations du service, assister la responsable du service - Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier - Classer et archiver des documents - Organiser des réunions, temps de rencontre et commissions/jurys - Participer à l'organisation de manifestations organisées par le service de la vie étudiante