MISSION 1 : Secrétariat du pôle de proximité territorial du Nord - Assurer le secrétariat du pôle et plus particulièrement : - Suivi et gestion de la boîte générique du pôle - Gestion des appels téléphoniques du pôle - Planification et organisation des réunions du pôle - Suivi et traitement des courriers entrants et sortants du pôle - Assurer un appui administratif en lien avec les missions du pôle : - Suivi de la base documentaire du pôle - Concourir à la fiabilisation du réseau interne - Appui au suivi des échéances - Rédaction des courriers administratifs à destination des acteurs ; - Assurer l'organisation et la logistique des instances où le pôle assure le secrétariat ou la présidence (convocation, ordre du jour, rédaction des feuilles d'émargement et suivi des intentions de participation des membres en amont de l'instance, réservation de salle de réunion, et accueil des membres) - Assurer la prise de note des instances puis la rédaction du procès-verbal MISSION 2 : Assurer le suivi des réclamations et signalements - Veiller au respect des procédures, renseigner le tableau de suivi et garantir le respect des délais de réponse ; - Enregistrer les réclamations / signalements, préparer les dossiers numériques ; - Suivre les demandes de pièces complémentaires relatives à la gestion des dossiers ; - Participer la rédaction des courriers d'instruction et de réponse en lien avec le chargé de missions ; - Assurer la transmission des courriers par voie postale et/ou électronique ; - Procéder à la clôture de la réclamation / signalement en lien avec le point focal régional sur l'applicatif dédié ; MISSION 3 : Participer au suivi de l'activité des établissements de santé - Gestion en lien avec les chargés de mission des dossiers d'autorisation des établissements de santé (via le système d'information dédié) - Participer à la gestion des ressources humaines hospitalières (préanalyse des dossiers de demande de praticien contractuel, des publications de postes, des contrats d'activité libérale) MISSION 4 : mission de suppléance / renfort - Assurer la suppléance du suivi des transports sanitaires au niveau du pôle - Assurer un renfort sur le secrétariat de direction en cas de besoin : - Suivi des commandes de fournitures - Accueil physique sur le site de Lille (réservation et préparation de salle.) - Gestion du courrier Spécificités liées au poste : -horaires d'ouverture au public de l'ARS (8h30-17h30), avec possibilité de présence pour réunions tardives -Poste à temps plein -Possibilité de télétravailler 1 journée par semaine après aval de la Direction et autonomie dans les missions Qualité de vie à l'ARS: -Accompagnement à la prise de poste -Télétravail : 1 j./sem après une période de formation -Horaires variables (conciliation vie privée/professionnelle) -Participation financière transports / Forfait mobilité / Mutuelle / Véhicules de service -Aménagement poste de travail adapté possible (dont RQTH) -Prestations comité d'agence NIVEAUX STATUTAIRES DU POSTE : --> Fonctionnaire titulaire : - Secrétaire Administratif(ve) - Groupe RIFSEEP III : maintien garanti de la rémunération ad minima (hors primes spéciales) -Recrutement par mutation selon la Fonction publique d'appartenance -->Agent en CDI dépendant des Conventions Collectives des Organismes de Sécurité Sociale : -Niveau 4 : Règle des 105% (points d'expérience conservés). -Recrutement par mutation : un nouveau contrat de travail UCANSS est établi. -->Pour les autres candidats, un CDD d'un an sera proposé (contrat de droit public de Niveau 4 en référence au cadre de gestion), pouvant être renouvelé. CDIsation possible. Rémunération entre 22 et 27 KE Bruts annuels selon l'expérience du candidat. La fiche de poste complète est consultable sur notre site internet : https://www.hauts-de-france.ars.sante.fr/lars-hauts-de-france-recrute