VOS MISSIONS Organisation et gestion administrative : Vous organisez l'agenda et la prise de rendez-vous en fonction des priorités Vous suivez les plannings et congés de l'équipe Vous transmettez des messages et rappelez des informations importantes Vous organisez et planifiez les réunions et les déplacements de la direction (ordres du jours, comptes-rendus et logistique des déplacements) Vous aidez à la rédaction des délibérations, conventions, courriers, décisions Vous veillez au bon classement et à l'archivage des dossiers de la direction Vous gérez les fournitures et mettez à jour des bases de données spécifiques (Plan Communal de Sauvegarde) Vous mettez à jour et suivez les astreintes techniques Vous assurez la gestion des clefs Accueil et gestion de l'information : Vous renseignez les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers le service compétent Vous gérez le courrier papier et numérique de la Direction Vous suivez la boîte mail générique pour les demandes des administrés et report sur les logiciels de suivi des demandes internes et externes Suivi des projets et activités : Vous intégrez les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités En lien avec le Directeur, vous établissez et mettez à jour des tableaux de bord et proposez des outils de pilotage et de suivi des demandes, puis formalisez le rapport d'activité Activités comptables : En lien avec le service finances, Vous rédigez et assurez le suivi des bons de commande et vérifiez la validation des factures sur CIRIL Vous apportez un soutien pour la gestion des marchés de la direction Vous gérez les dossiers de subventions et les conventions de travaux de la direction CONDITIONS D'EXERCICE Horaires 8h30 / 12h15 - 13h30 / 17h30, 39h avec RTT Titulaire de la Fonction Publique Territoriale catégorie C CDD dans un premier temps si non titulaire de la Fonction Publique Territoriale COMPÉTENCES REQUISES Savoir-faire : Transmission et diffusion d'informations Contrôle de l'exécution des tâches selon les procédures établies Connaissances de l'environnement des collectivités territoriales Rédaction de documents administratifs et gestion de bases de données Lecture de plans et maîtrise des logiciels des demandes (OPEN GST) Bonne maîtrise des outils informatique Savoir être : Qualités relationnelles Esprit d'initiative, rigueur, autonomie et sens de l'organisation Capacité d'écoute et de gestion des priorités Polyvalence et aptitude au travail et transversalité Sens de la confidentialité et discrétion LA REMUNERATION Rémunération statutaire des adjoints administratifs, catégorie C + régime indemnitaire 425€ La ville propose un contrat prévoyance Collecteam avec participation employeur et adhère au COS44 (chèques vacances, participation loisirs.)