Vous travaillerez en tant qu'Agent/e d'accueil et assistant/e administratif/ve au Pôle Accompagnement du Citoyen et Maison France services Au sein de la Direction des Services à la Population, sous l'autorité du chef.fe de service du PAC, l'agent/e assure la gestion administrative du service et particulièrement le suivi administratif et budgétaire des projets et partenariats existants. L'agent/e assure le remplacement de l'agent chargé de la gestion administrative du service de portage de repas. L'agent/eassure l'accueil et apporte une réponse de premier niveau aux usagers de la Maison France services. Missions / conditions d'exercice : Activités et tâches principales du poste : Contribuer à la gestion administrative du service : - Assurer un suivi de l'exécution budgétaire en relais de la cheffe de service : tableaux de suivi, bons de commandes, mandats, etc. - Réaliser des statistiques, centraliser et suivre des indicateurs de la vie du service, notamment en vue de la préparation du bilan d'activité annuel. - Réaliser des tableaux de suivi ou répertoires sur un certain nombre de sujets sur demande de la cheffe de service. - Ouvrir et trier le courrier avant transmission à la cheffe de service ; proposer des réponses en cas de besoin. - Réaliser les comptes-rendus de la réunion de service et assurer leur transmission. Assurer l'accueil du service lorsque l'agent d'accueil n'est pas au PAC (3 jours par semaine) : - Accueillir tout type de public avec amabilité. - Prendre les messages, recevoir et filtrer les appels, renseigner et orienter le public en binôme avec l'agent d'accueil lorsque cette dernière n'est pas présente au PAC. - Assurer une information de premier niveau en identifiant la demande et réorientant si besoin. Assister la cheffe de service dans le suivi administratif des projets et partenariats du service : - Assurer la gestion des affaires courantes : prise de rendez-vous, mise en place de réunions, suivi du courrier, suivi du parapheur, organisation de déplacements, etc. - Assurer le bon déroulé administratif des projets : élaboration et suivi des dossiers de travail, planification et invitation aux réunions, suivi budgétaire et calendaire.). - Être l'interlocuteur privilégié pour le suivi administratif et budgétaire des partenariats. - Être force de proposition pour développer les partenariats et contribuer à la structuration d'un pôle de ressources. Remplacement dans la gestion du service de portage de repas lorsque l'agent en charge ne travaille pas (2 jours par semaine) : - Renseigner le public sur le fonctionnement du service de portage de repas. - Instruire les dossiers des bénéficiaires en utilisant les logiciels métiers. - Gérer les commandes du portage de repas en assurant l'interface avec les bénéficiaires, les agents de la livraison de repas, les fournisseurs des progiciels et les différents prestataires. - Traiter les mails, courriers et les appels en lien avec le portage. Assurer un accompagnement administratif ponctuel des usagers se présentant à l'accueil en cas d'absence ou Offre n°O033250519000175 parue le 19/05/2025 sur Emploi-Territorial.fr : http://www.emploi-territorial.fr/offre/o033250519000175- agent-accueil-assistant-administratif-pole-accompagnement-citoyen-maison-france-services Page 2 d'empêchement des conseillères France services. - Apporter aux usagers du dispositif France services une réponse de premier niveau : prise de rendez-vous avec une Conseillère France services, orientations vers les services ou partenaires dédiés, accompagnement des usagers dans leur première connexion avec les plateformes dédiées des opérateurs FS. Activités et tâches secondaires : Suivi et portage de certains projets liés à la vie du service : - Organiser certains évènements inhérents à la vie du service : portes ouvertes, convivialité, etc. Être force de proposition pour renforcer la visibilité du pôle pour les usagers, les autres services et les communes membres.