La crèche Au Cocon de l'Ouest est une structure d'accueil de petite enfance sous statut associatif (loi 1901) gérée par un Bureau élu de parents bénévoles qui sont responsables de la structure et les interlocuteurs privilégiés des partenaires financeurs. La crèche est dirigée par une Directrice qui manage une équipe de six personnels des métiers de la petite enfance (auxiliaires de puériculture et animatrices petite enfance). La crèche est à la recherche d'un assistant administratif (H/F) ou d'un secrétaire comptable (H/F) afin de délester à la fois la Directrice et les membres du Bureau de la gestion courante des taches administratives de la structure (cf. liste des tâches ci-dessous). Outre les capacités professionnelles requises pour pouvoir prétendre au poste, dont notamment l'excellente maitrise des outils informatiques courants, la personne recherchée devra impérativement témoigner d'une grande rigueur dans le suivi des dossiers, d'un savoir être irréprochable et d'une capacité à s'intégrer dans une structure associative. Le poste est ouvert aux débutants. Les missions sont les suivantes : Assurer les tâches administratives courantes : - Gestion du courrier postal entrant et sortant (réception, envoi, tri, enregistrement, archivage) - Gestion de la boîte mail 'contact' - Gestion de l'archivage papier et informatique de tout document relatif à la vie de la structure - Commande des Tickets Restaurant et des chèques vacances - Aide à la préparation des fiches de paie - Gestion et organisation des formations avec l'OPCO - Suivi des congés du personnel - Commande de fournitures - Suivi des visites d'entretiens obligatoires annuels Assurer les tâches administratives spécialisées : - Saisie des contrats horaires enfants sur le logiciel dédié - Saisie des temps enfants sur le logiciel dédié - Extraction des données du logiciel dédié à la demande d'un membre du Bureau ou de la Directrice - Veille sur les évolutions règlementaires, administratives et comptables liées aux partenaires financeurs de la structure (CAF et Mairie) - Demande de subvention pour des travaux et le matériel - Gestion du personnel AGEMETRA Participer à la gestion comptable en lien avec le Trésorier et les prestataires externes : - Saisie des factures familles - Paiement des factures - Dépôt des chèques en banque - Saisie et archivage des factures fournisseurs sur le logiciel dédié - Conduite des campagnes téléphoniques de recouvrement des factures impayées, en lien avec la Directrice - Appui au Trésorier dans ses relations avec le cabinet comptable et le commissaire aux comptes pour la fourniture des données comptables de la structure Assurer l'accueil sur les temps de présence au bureau : - Accueil téléphonique du standard et rediriger vers l'interlocuteur approprié - Accueil physique des fournisseurs ou intervenants extérieurs le cas échéant (travaux de réparation du bâtiment, maintenance, etc.) Assurer la communication externe de la structure (à discuter) : - Communication auprès des familles Assurer les autres tâches ponctuelles ou récurrentes suivantes : - Contribution au maintien en ordre de la structure (rangement hebdomadaire ou de fin d'année, etc.) - Appui à toute tâche administrative ou comptable selon les demandes émanant soit d'un membre du Bureau soit de la Directrice - Les compétences : - Rigueur et sens de l'organisation impérativement, capacité à travailler en autonomie, esprit d'équipe et capacité à s'intégrer, aisance rédactionnelle à l'écrit comme à l'oral, parfaite maitrise des outils informatiques courants (suite Office et Windows), capacité à prendre en main ou à se former sur des logiciels spécialisés (logiciels de la petite enfance) Type de contrat CDI (avec période d'essai), temps partiel (12 à 15 heures par semaine à répartir selon les contraintes du candidat - possibilité de cumuler avec un autre emploi.