Référence 15502 RÉSUMÉ DU POSTE Placé(e) sous l'autorité de la directrice générale déléguée de la faculté et l'autorité fonctionnelle de la directrice générale déléguée adjointe, l'assistant(e) de la direction facultaire a pour mission d'apporter un appui administratif et logistique à l'organisation des activités de la direction générale délégué Facultéde santé. Positionné(e) de façon transversale dans l'organigramme administratif de la Faculté de santé, l'assistant(e) a vocation à travailler en interaction avec l'ensemble des pôles facultaires, des composantes de santé, des directions métier en central et de la DGS et spécifiquement avec les assistants de ces structures de l'établissement. DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS - Gérer le secrétariat de la direction générale déléguée Faculté de santé composée de la directrice et de la directrice adjointe : gestion de l'agenda, organisation de réunions, réservation de salles, traitement du courrier, préparation des dossiers, organisation des déplacements de agents de la Faculté de santé, etc - Assurer un rôle clé dans la communication interne et la cohésion des équipes : coordonner la diffusion d'informations stratégiques et opérationnelles entre les différents pôles facultaires multisites, concevoir et mettre en oeuvre des outils de communication adaptés (newsletters, notes d'information), servir d'interface entre la direction et les différents pôles pour garantir la fluidité des échanges et la bonne compréhension des orientations stratégiques et opérationnelles dans un contexte multi-sites, organiser les évènements permettant d'améliorer la cohésion des équipes - Assurer la gestion efficace des parapheurs dans un contexte multisite : organiser la circulation des documents administratifs entre les différents sites de la Faculté de Santé, mettre en place un système de suivi des signatures et validations, coordonner avec les différents pôles et composantes pour garantir le respect des délais de traitement des documents, et proposer des solutions d'optimisation pour fluidifier le circuit des parapheurs entre les sites géographiquement dispersés - Venir en appui opérationnel pour la gestion de certaines instances (accueil, envoi des convocations, émargement, documents d'instances, délibérations) - Participer et rédiger les comptes rendus des réunions de direction - Élaborer et proposer des procédures en lien avec les champs d'activité de la direction générale déléguée facultaire - Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes en intégrant les priorités dans la gestion quotidienne et adapter son discours en fonction de l'interlocuteur - Suivi et gestion courante des demandes des agents facultaires : tenue des tableaux des congés, suivi des conventions de telétravail , demande de formation et etc. - Assurer le soutien logistique opérationnel au titre de la direction générale (locaux, matériels, fournitures) PROFIL RECHERCHÉ Connaissances Connaissance de l'organisation générale d'un établissement public (et plus particulièrement d'un établissement d'enseignement supérieur et de recherche). Connaissances administratives et financières. Savoir-faire - Compétences opérationnelles Solides capacités rédactionnelles Excellente maîtrise des outils de bureautique et du web Savoir gérer une activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe Savoir rendre compte Mettre en oeuvre des procédures administratives Autonomie et aptitude à évoluer dans un environnement professionnel en constante évolution, tant sur le plan institutionnel que règlementaire Savoir-être - Compétences comportementales Être organisé, réactif, rigoureux, à l'écoute, avoir un très bon relationnel Etre discret, fiable et autonome Aptitude à travailler en équipe et de façon polyvalente Sens du service public Niveau IV - Baccalauréat ou diplôme équivalent