Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement CDD d'1 an à compter du 01/09/2025 Catégorie : C Corps : ATRFC2 Rémunération selon grille de la Fonction Publique La fiche de poste est consultable sur le site de l'Université de Strasbourg. --> Mission : Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes --> Activités : - Accueillir physiquement et/ou répondre par téléphone et par voie électronique aux demandes les usagers du service - Répondre aux courriels de l'adresse générique : svu@unistra.fr Gestion administrative : Établir les demandes de contrats de vacations pour les étudiants vacataires du SVU (selon la fiche de procédure établie par le SVU) : - Demander les pièces constitutives du contrat aux étudiants (liste des pièces fournie par la DRH) - Après réception des pièces administratives par les étudiants vacataires concernés et le contrôle de leur validité, enregistrer ces documents et les transmettre au correspondant DRH. - Être en lien avec les étudiants vacataires (éventuelles relances des pièces justificatives.) - Saisir l'identité de l'étudiant vacataire sur Orphée puis la demande de contrat sur l'outil de gestion ARC. - Mettre à jour le tableau de suivi propre au SVU Après la validation de la demande par la DRH et la DFI : - Transmission du contrat (2 ex) à l'étudiant pour signature - A la réception du retour de ces contrats, les transmettre pour signature à la direction de la RH - Après le retour DRH (1 ex) en faire 1 copie numérique et 1 copie papier pour dossier administratif du SVU + envoi postal d'un exemplaire à l'étudiant vacataire Mise en paiement des heures déclarées par l'étudiant vacataire du SVU (selon la fiche de procédure établie par le SVU) : - Contrôle des attestations d'heures déclarées (date, nature de l'activité en cohérence avec le tableau de suivi, début et fin tranche horaire, total des heures). - Calcul des heures à payer en application du barème de rémunération existant (fiche de procédure) 3 - Mettre à jour le tableau de suivi en inscrivant le nombre d'heures réalisées pour un mois donné par le vacataire - Pré-liquidation des vacations dans ARC - Après validation de la DRH, transmettre les états d'heures aux vacataires pour signature : quand l'état est signé, le faire contresigner par le chef de service du SVU, en faire une copie (pour le SVU) et envoyer l'original au correspondant RH pour liquidation - Tenue du tableau de suivi de gestion des vacataires du SVU -Mission handicap en lien avec les collègues de la mission. --> Compétences : Savoir sur l'environnement professionnel : - Connaître le système universitaire français et l'organisation de l'Université de Strasbourg en particulier - Connaître les différents bâtiments et campus de l'Université de Strasbourg - Connaître en général les techniques de gestion administrative et de secrétariat - Connaître les techniques de communication orale et écrite Savoir-faire opérationnel : - Maîtriser l'expression écrite et orale - Utili- Utiliser les outils bureautiques : word, excel, powerpoint . - Communiquer et faire preuve de pédagogie Savoir-faire comportemental - Avoir le sens de l'organisation - Faire preuve d'autonomie - Savoir écouter et s'adapter aux différents usagers Contact(s) pour renseignements sur le poste (identité, qualité, téléphone) : Diane DUPRONT Cheffe de service Tel : 03 68 85 63 72 mail : diane.dupront@unistra.fr Pour postuler, adressez votre CV et lettre de motivation au plus tard le 02/07/2025, à : diane.dupront@unistra.fr