La personne recrutée sera affectée au sein du Pôle d'appui à la Formation Continue, à l'alternance, et aux partenariats de formation de la Direction de la Formation, qui comprend 5 agents. Il-elle sera sous l'autorité du responsable de pôle. Il-elle exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure ; Il-elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure. Il-elle Informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. ACTIVITES ESSENTIELLES : 1/ Gestion administrative et financière liées aux dispositifs spécifiques du pôle : - Gérer administrativement et financièrement les dispositifs spécifiques du pôle. - Aider à l'élaboration et à la mise à jour des listes de diffusion. - Gérer les identifiants et les accès aux différentes plateformes liées à l'activité. - Diffuser des actualités et alimenter un espace Moodle dédié. - Gérer les boîtes mails générique 2/Soutien à l'activité partenariats et conventions : - Soutenir l'activité partenariats et conventions. - Remettre en forme les documents dans le respect des modèles et des consignes. - Suivre le courrier lié à cette activité. - Gérer les signatures et le circuit des parapheurs. - Élaborer un tableau de suivi des conventions pour transmission. - Archiver annuellement les documents. 3/Référent financier des activités du pôle : - Assurer la fonction de référent financier des activités du pôle. - Émettre des bons de commande et des titres de recettes. - Élaborer des devis dans le cadre des procédures d'achat. - Assurer le lien avec les services financiers (transmettre les informations pour facturation, diffuser les - procédures). - Tenir à jour les indicateurs demandés par la gouvernance. COMPETENCES REQUISES : Connaissances : - Techniques d'accueil téléphonique et physique - Techniques d'élaboration de documents - Techniques de communication - Maîtrise de l'outil informatique (logiciels de bureautique et internet) - Avoir des connaissances générales de la règlementation de la formation continue et de son financement pourrait être un plus. - Compétences opérationnelles : - Accueillir et prendre des messages - Enregistrer et classer les documents - Rédiger des rapports ou des documents - Savoir rendre compte - Planifier des activités en tenant compte des priorités et des échéances - Rechercher l'information, la vérifier et la classer - Compétences comportementales : - Faire preuve de capacités d'adaptation, d'organisation, de rigueur et de méthode, - Savoir gérer le temps - Savoir travailler en autonomie - Réactivité - Sens relationnel - Sens de l'organisation PREREQUIS / FORMATION souhaitée : - Niveau Bac SPECIFICITES / CONTRAINTES DU POSTE : - Capacité à gérer efficacement des missions dans des délais restreints - Rémunération : base INM 366 soit 1801.74 € brut - 49 jours de congés annuels pour un temps plein (base hebdomadaire 37h30) - Participation aux frais de transports en commun - Aménagement du temps de travail : https://www.uca.fr/universite/travailler-a-luca/services-aux-personnels - Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois - Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents (https://class.uca.fr/) - Possibilité d'accès, sous condition, à un emplacement parking à proximité - Forfait mobilité durable pour l'utilisation d'un cycle sur les trajets domicile-travail Pour l'UCA, l'inclusion et la diversité sont des valeurs importantes. C'est pourquoi nous sommes notamment handi-accueillants.