Offre n° 195QPNW
Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)

25 - CHEMAUDIN ET VAUX - Localiser avec Mappy

Actualisé le 23 juillet 2025

Société spécialisée dans la location de structures évènementielles et chapiteaux de stockage : Nous recherchons un(e) Assistant de Gestion Administrative pour rejoindre notre équipe. Ce poste à temps partiel (30h/semaine) offre une possibilité d'évolution vers un temps plein (35h/semaine) selon les besoins de l'entreprise et la performance individuelle. Gestion générale : Accueil physique et téléphonique. Traitement des courriers, appels et emails Gestion des fournitures et commandes diverses. Suivi sécurité Suivi des contrats fournisseurs Gestion des contentieux Assurez la transmission des informations en interne et en externe. Gestion comptable : Suivi des factures et des paiements Préparation des documents comptables pour le cabinet d'expertise-comptable Suivi des encaissements et des relances des créances Rapprochements bancaires et gestion des écritures comptables de base Gestion sociale: Gestion administrative du personnel (Contrats, arrêts de travail, congés, absences) Préparation des éléments de paie en lien avec le cabinet comptable Mise à jour des informations dans le logiciel de gestion des ressources humaines Suivi des formations Suivi des EPI Vous avez une expérience de 2 ans minimum dans un poste similaire Vous savez faire preuve de réactivité, gérer les priorités, travailler avec rigueur et organisation. Vous avez une bonne capacité d'anticipation Vous avez le goût de la satisfaction client. Poste à pourvoir dès le 18 août 2025, basé à Chemaudin et Vaux. Travail le lundi / mardi / Jeudi / Vendredi Rémunération en fonction du profil.

Type de contrat

CDI
Contrat travail

Durée du travail

Temps partiel - 30H/semaine Travail en journée

Salaire

Salaire brut : Mensuel de 1800.0 Euros à 2200.0 Euros sur 12.0 mois
Mutuelle

Déplacements

Déplacements : Jamais

Profil souhaité

Expérience

2 An(s)Cette expérience est indispensable

Compétences

Accueillir, orienter, renseigner un public
Améliorer des procédures administratives
Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement
Assurer le suivi de dossiers administratifs
Assurer le suivi de la comptabilité, de la facturation et des fiches de paie (seul ou en relation avec des conseils externes)
Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs
Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks
Classer des documents
Collaborer avec les équipes RH pour la mise à jour des dossiers
Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.)
Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison)
Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation)
Développer des stratégies pour améliorer l'efficacité administrative
Effectuer le suivi des commandes, la facturation
Elaborer des tableaux de bord
Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects
Fournir des informations claires et précises par téléphone
Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi)
Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc)
Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux
Gérer les réservations et les itinéraires de voyage
Maintenir une relation clientèle de qualité
Maintenir à jour les dossiers administratifs
Mettre à jour un dossier, une base de données
Optimiser la performance de l'organisation
Organiser des déplacements professionnels
Rechercher une solution à l'amiable pour prévenir les impayés ou engager une procédure en précontentieux
Relayer de l'information
Réaliser la gestion administrative des contrats
Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
Traiter les factures et les rapprochements bancaires
Utiliser les outils numériques
Vérifier les factures et les paiements