Rattaché(e) au service de l'Administration, vous aurez pour missions : ADMINISTRATION GENERALE : Réception courrier postal Accueil téléphonique et physique - orientation et filtrage Organiser les rendez-vous, les déplacements, le planning de la direction Suivi des sinistres avec les assurances (véhicule, bâtiment, marchandise transportée..) Gestion des clés mécaniques Gestion des badges Tenues entreprise Goodies, cartes de visite Organiser et préparer les réunions Montage des dossiers de subvention SECURITE : Création / MAJ des documents uniques Création / MAJ des plans de prévention Suivi de l'application du protocole de sécurité Tenue des registres et affichages obligatoires Veille pour être en règle Formation sécurité (s'assurer que le personnel soit formé, recherche de financement et suivi recyclage) PARC AUTO ET ENGIN Tenue du tableau excel (entretiens, contrats, etc.) Prise des rendez-vous (révisions, contrôle technique) Suivi des échéances de loyer Rédaction du courrier de transmission du véhicule Etat des lieux des véhicules FRAIS GENERAUX Sourcing et négociation Suivi des contrats (renouvellement, point comptable, utilité.) Gestion des devis hors contrat Suivi des prestations Validation et saisie des factures Gestion des réclamations Gestion des relances prestataires Suivi des échéances et négociation COMMUNICATION Création de visuels Gestion des écrans dynamiques Gestion du Community management (proposition de sujet, validation des posts) Gestion des newsletters (création et diffusion) Gestion d'autres canaux au besoin (radio, télé, magasine.) INFORMATIQUE : Gestion du parc informatique Administration 1er niveau (logiciel SAP, office 365, serveur) Gestion des contrats prestataires (infogérance, site internet, sauvegarde.) GESTION DU BATIMENT Suivi des échéances de loyer et gestion des impayés Correspondances et réponses aux demandes des locataires Conciergerie Syndic de copropriété (mise en place, tenue des registres réglementaires et suivi) GESTION DES COMMISSIONS Suivi et facturation GESTION DES PROCEDURES : Traitement et diffusion pour toute l'entreprise PLANNIFICATIONS DES EVENEMENTS CLES DE L'ENTREPRISE Tenue d'agenda général (calendrier outlook) de toutes les dates anniversaires Aviser la direction des dates d'obligations réglementaires Les qualités requises pour ce poste : - Bonne expression orale - Excellente expression écrite - Rigueur / organisation - Discrétion - Etre très conscienci(euse) - conscienc(ieux) - Autonomie / Prise d'initiatives - Recherche de l'information / Capacité à obtenir des informations par soi-même - Apprentissage rapide (environnement en constante évolution, il faut savoir apprendre et s'adapter rapidement)