Né en 2017, le Pôle Urgence regroupe différents dispositifs d'hébergement tournés vers les personnes en situation de grande précarité, en situation d'urgence sociale. Les dispositifs se regroupent dans plusieurs catégories : URGENCE SOCIALE : - Le Centre d'Accueil d'Urgence Trégey, de 88 places. - La Maison Noutary, de 16 places. - Un CHRS de stabilisation, de 30 places. PRISE EN CHARGE MÉDICO SOCIALE : - Un service des Lits Haltes Soins Santé, de 16 places. - Une équipe mobile (LHSS Mobile) sur le Sud-Gironde. DES DISPOSITIFS TEMPORAIRES : - SAS pour les déplacés ukrainiens, de 100 places. - Divers dispositifs en fonction des besoins (CAU Hivernal, Centre d'Isolement pendant la période Covid-19, etc.). L'objectif est de répondre aux besoins des personnes en détresse sociale, en proposant des dispositifs d'hébergement et d'accompagnement. Missions et objectifs : Dans un rôle significatif d'appui de la direction de pôle, l'assistant(e) de direction exerce une mission clef dans l'activité des structures. Sur des fonctions polyvalentes, elle/il est garant(e) de la bonne organisation de certains évènements : elle/il coordonne les activités administratives, participe à des missions ponctuelles, et appuie plus généralement la direction des établissements. Sa proximité avec l'équipe dirigeante l'oblige à la plus grande confidentialité, et l'amène à coordonner un certain nombre d'activités auprès de nombreux interlocuteurs de sa structure. Principales tâches et responsabilités : 1) Gestion RH - Référent administratif pour le service RH - Suivi et mise à jour des plannings du personnel - Tenue du tableau d'affichage des salariés - Tenue des dossiers du personnel de la structure et du registre du personnel (salariés, bénévoles, stagiaires) - Gestion des contrats de travail - Gestion des absences et des éléments de variables de paie en lien avec le CDS - Gestion des RDV (médecine du travail, convocation aux entretiens) - Suivi des formations et des remboursements 2) Gestion technique - Référent administratif du service logistique et technique - Gestion des commandes courantes (commande, contrôle, ventilation) - Suivi des contrats de location (bureaux, imprimantes, téléphone, internet, assurance, etc.) et maintenance : contrôle des échéances et factures, renouvellement, classement - Suivi des dossiers d'exonération des taxes et impôts - Suivi des contrats de location (logements, structures) et des fluides - Gestion des assurances auprès du service logistique et technique (demande de nouvelle assurance, résiliation, déclaration de sinitre) 3) Gestion comptable - Référent administratif du service administratif et financier - Suivi des caisses des établissements - Récupération des documents comptables, ventilation des factures - Préparation et vérification des documents comptables (facturation aux financeurs) 4) Appui à la direction des établissements - Organisation des réunions et évènements - Gestion des correspondances - Classements des dossiers et archivage - Rédaction de courriers administratifs, notes, rapports, compte-rendu à la demande de la direction - Réalisation de reporting sur divers sujets - Analyse de certains dossiers et réalisation de leur synthèse - Contribuer à la rédaction des dossiers / appels d'offres, à destination d'organismes externes Les missions décrites dans cette fiche ne sont pas limitatives. Elles pourront donc évoluer en fonction du contexte externe et interne. Formation requise (savoirs): Bac +2 (BTS) à minima Qualités personnelles (savoir-être) : dynamique, organisé.e , autonome, discret.e Expérience dans la fonction : minimum 3ans sur un poste d'assistante de direction ou équivalent Conditions de travail : Multi-site (à définir en fonction des besoins du pôle)