Vous prenez en charge la gestion administrative des dossiers des apprentis, des formateurs et du bon déroulement des formations que vous suivez. ACCUEIL - Assure un accueil téléphonique et physique, - Renseigne sur l'offre de formation et les conditions d'accès - Analyse et transmet les messages si l'interlocuteur ne peut être joint - Participe aux journées portes ouvertes du CFA SUIVI ADMINISTRATIF DES FORMATIONS 1/ Formations et suivi de l'apprenti - Participe à la mise en œuvre et au bon déroulement des formations - Assure le suivi administratif en fonction des spécificités et contraintes - Effectue le suivi de présence des apprentis, relance et alerte en cas d'absence 2/ Préparation et ouverture des formations - Établit les dossiers administratifs des apprentis, assure leur suivi et archivage o Renseigne sur le logiciel ADMIN spécifique au CFA les informations relatives à l'apprenti et y dépose les justificatifs relatifs à sa situation (CNI, CV, Diplômes, Fiche préalable à l'embauche.) o Élabore et transmet les documents obligatoirement liés au parcours de l'apprenti (Contrat d'apprentissage Cerfa, convention, convocation, livret d'accueil, attestations...) o Tient à jour les informations sur le logiciel ADMIN o Établit et assure la transmission et la vérification des documents concernant les formateurs (lettres d'engagement, autorisations de cumul, fiches d'émargements.) - Participe à l'ouverture de la formation - Prépare et participe aux réunions - Vérifie que le suivi des formateur et effectué et conforme (justificatifs) 3/Suivi de la formation - Effectue le suivi des présences et transmets les éléments aux différents financeurs et contrôleurs le cas échéant (Opco, France travail, Rectorat, Région.) - Prépare les conventions de formation en apprentissage et les documents afférents - Prépare les avenants - Assure la traçabilité des documents sur le logiciel ADMIN - Participer aux recueils d'informations pour différentes enquêtes 4/ Fin de formation - Établit les attestations de fin de formation, relevés d'acquis, bilans individuels de fin de formation - Effectue le suivi d'insertion des candidats sur une année post-formation et compile les données pour traçabilité - Procède au classement et à l'archivage des dossiers physiques et dématérialisés GESTION FINANCIÈRE - Vérifie la conformité des éléments financiers dans ADMIN (conventions, avenants) - Prépare et transmet les éléments nécessaires à la facturation au service comptabilité - Établit si nécessaire les bilans financiers des actions en lien avec les extractions Opco RELATIONS HIÉRARCHIQUES ET FONCTIONNELLES - Sous l'autorité du Directeur de l'agence EN Sport. - Lien fonctionnel avec le Responsable pédagogique, administratif et qualité - En collaboration avec les formateurs et ses collègues COMPÉTENCES REQUISES - Niveau minimum Diplôme Bac+2 dans le domaine du secrétariat en apprentissage de préférence une deuxième année - Maîtrise du Pack Office et IA (Word, Excel, ChatGpt) - Bon relationnel, sens de l'écoute et force de proposition GESTION FINANCIÈRE - Vérifie la conformité des éléments financiers dans ADMIN (conventions, avenants) - Prépare et transmet les éléments nécessaires à la facturation au service comptabilité - Établit si nécessaire les bilans financiers des actions en lien avec les extractions Opco RELATIONS HIÉRARCHIQUES ET FONCTIONNELLES - Sous l'autorité du Directeur de l'agence EN Sport. - Lien fonctionnel avec le Responsable pédagogique, administratif et qualité - En collaboration avec les formateurs et ses collègues COMPÉTENCES REQUISES - Niveau minimum - Diplôme Bac+2 dans le domaine du secrétariat en apprentissage de préférence une deuxième année - Maîtrise du Pack Office et IA (Word, Excel, ChatGpt) - Ponctualité - Bon relationnel, sens de l'écoute et force de proposition