********* Un poste d'Assistant administratif H/F pour le CIAS de Marennes est à pourvoir ********** CDD de 3 mois postant vacant à partir du 1/01/26 = > possibilité CDD 1 an Temps de travail : mi-temps Horaires de journée : amplitude horaire 8h30 à 16h30 1 semaine sur 2 astreinte téléphonique : - en week-end, - le matin et le soir en semaine Rémunération selon profil Avantages : tickets restaurant, CNAS après 6 mois Descriptif de l'emploi Le service d'aide à domicile du CIAS du bassin de Marennes recherche un ou une assistant-e de secteur pour participer à la gestion administrative - accueil physique et téléphonique ; - Réaliser et actualiser la planification, sous la supervision de la responsable de secteur - Assurer le suivi des interventions tant auprès des usagers que des intervenants à domicile - Réaliser des tâches administratives en coordination avec la responsable de secteur Missions ou activités - Accueil physique et téléphonique : o Traiter les demandes des usagers, des aidants, et des intervenants à domicile (1ère demande et suivi des dossiers) o Enregistrer sur l'outil informatique et/ou orienter les contacts o Transmettre à la responsable de secteur les informations survenues lors de l'intervention (en cas d'incident ou de difficultés rencontrées) et/ou relatives à l'évolution du dossier (modification dans le comportement de la personne aidée ou dans son environnement), o identifier et orienter les demandes : traiter les demandes des usagers, des aidants et des intervenants à domicile ; - Mise en place et suivi de la planification sous la supervision de la responsable de secteur o Traiter les aléas : les identifier, définir les priorités et gérer les absences des salariés, o Garantir une transmission d'information auprès des usagers et des intervenants en cas de modification de planning, o Mettre à jour le planning informatiquement, o Signaler les difficultés de remplacement et les communiquer à la responsable de secteur o Gérer les dossiers « mutuelles » : évaluation, planification et mise à jour du dossier client o Vérifier la télégestion, gérer les anomalies - Tâches administratives o Réceptionner/envoyer, distribuer, classer et suivre le courrier, o Constituer les dossiers administratifs des nouveaux clients, o Préparer les documents nécessaires pour les VAD à l'attention de la responsable de secteur, o Participer aux réunions et au fonctionnement du service, o Enregistrer les heures d'intervention du personnel hors télégestion (feuilles de pointage des interventions, déplacements, .) o Assurer la gestion des Equipement de Protection Individuelle et fournitures administratives (suivi des stocks, commandes et distribution), o Gérer la flotte de téléphones mobiles (parc, maintenance, création des puces de télégestion.) o Gérer la flotte de véhicules (révisions, réparations.) o Participer à la mise en œuvre des projets et actions portés par le Service d'aide à domicile - Comptabilité o Vérifier les kilomètres courses des salariés pour les bénéficiaires, calcul des inter vacations - Participation à la démarche qualité. o Enregistrer les remontées et réclamations et les transmets à son N+1 o Réaliser les bilans à 1 mois Profil recherché Savoir : - Connaitre l'organisation interne de la structure, de ses circuits d'information, et de son offre de services - Connaître les limites des métiers d'intervention - Connaître l'environnement institutionnel et les acteurs de terrain - Connaitre la règlementation spécifique à la fonction publique territoriale en matière RH. Savoir-Faire : - Maîtriser l'outil bureautique et informatique - Maîtriser les techniques de base de communication orale - Appliquer les procédures en vigueur - Transmettre et recevoir une information - Planifier et et anticiper - Respecter la confidentialité