Missions principales : Assurer le suivi des dossiers et l'organisation administrative du secrétariat de direction de l'IFPRA en lien avec l'assistante de direction DRAFPIC Activités essentielles : Aide à l'organisation du travail de l'équipe de direction Gestion de la messagerie électronique, du courrier, de l'agenda Gestion des appels téléphoniques Accompagnement et relais du personnel de l'accueil DRAFPIC-IFPRA Préparation, organisation et gestion des réunions institutionnelles (assemblée générale, conseil d'administration.) et de séminaire Rédaction de compte-rendu, de procès-verbaux des instances consultatives et délibérantes, gestion du processus de validation et de publication des documents administratifs Organisation des élections professionnelles en lien avec les différentes instances Prise de notes et rédaction de comptes rendus Conception et rédaction de courriers, notes, documents (tableaux de bord, dossiers documentaires notamment dans le cadre de la production de rapports.) Traitement et transmission des décisions Liaisons avec l'interne et l'externe Prise en charge des aspects logistiques de la fonction de direction Assurer la communication des informations communes aux personnels DRAFPIC et IFPRA Référent archives Profil du poste : Connaissances Connaissance des fondamentaux de la communication Maîtrise des outils bureautiques et connaissance des applications académiques Connaissance du fonctionnement de l'administration et de l'organisation du système éducatif Connaissance des services et des circuits administratifs Connaissances juridiques de base Savoir-être Sens de l'organisation : savoir anticiper, planifier, hiérarchiser les urgences Capacité d'adaptation Réactivité Disponibilité, adaptabilité et rigueur Aptitude au travail en équipe et en réseau Capacité à communiquer Sens de la réserve et de la confidentialité Savoir-faire S'adapter aux différents interlocuteurs Filtrer et orienter les informations Rédiger et mettre en forme des documents Etre organisé Faire preuve de réserve et de discrétion Communiquer Appliquer les procédures et les règles notamment juridiques