CDD à 82.13 % + RTT Selon les profils, une formation dans le cadre d'une POEI de 300 h peut être proposé avec France Travail. Au sein de l'équipe permanente et en lien avec la chargée des formations, vous aurez à charge des missions d'accueil, de secrétariat pédagogique et d'assistance à la formation. PRINCIPALES MISSIONS : 1. Accueil Mission : Accueillir, renseigner / informer et inscrire Activités principales : - Accueil physique, téléphonique et par mail : information sur l'offre loisirs, la formation professionnelle, le fonctionnement de la structure et les outils en ligne (planning, compte ALGEM). - Gestion des inscriptions loisirs et suivi administratif des élèves. - Suivi du courrier, des fournitures, des abonnements (internet, téléphonie.) et des outils partagés (photocopieur, bibliothèque, matériel pédagogique.). - Gestion quotidienne du planning des salles et ouverture et bonne tenue des locaux. - Appui à la communication interne (affichage.) et à l'organisation de la vie associative (CA, AG). 2. Secrétariat pédagogique Mission : Gestion du secrétariat pédagogique Activités principales : - Référent-e logiciel ALGEM : paramétrage, assistance aux utilisateurs, suivi de maintenance. - Planification et suivi des emplois du temps des enseignants et des élèves (cours, stages, concerts, master class.). - Gestion des absences, remplacements, émargements (SoWeSign, feuilles papier) et suivi de l'assiduité. - Suivi administratif des dossiers élèves (inscriptions, contrats, justificatifs, attestations.). - Suivi des règlements (pro et loisirs), lien avec la comptabilité, gestion des demandes de remboursement. - Organisation des événements pédagogiques (Portes Ouvertes Formations, Open School.). - Production et mise à jour de documents et statistiques liés aux cours loisirs. 3. Assistance à la formation Mission : Conception d'outils et soutien à l'organisation pédagogique Activités principales : - Conception des plannings hebdomadaires et des échéanciers de paiement (enseignants/élèves) en lien avec les inscriptions, les effectifs et les maquettes de formation. - Création et amélioration d'outils de suivi (SoWeSign, EOS.), d'évaluation et de pilotage pédagogique. - Organisation des étapes de sélection et concours (dossiers, convocations, jurys, résultats). - Mise à jour des documents officiels : contrats, règlements, CGV, échéanciers de paiement. - Contribution au suivi de la satisfaction des élèves (pros et loisirs). COMPETENCES TECHNIQUES - Bonne maîtrise des outils bureautiques et numériques (Word, Excel.) - Bonne expression écrite et orale - Connaissance de l'offre et des activités de la structure ou capacité à les assimiler rapidement - Capacité à concevoir des outils de travail efficaces (papier ou numérique) - Gestion rigoureuse des dossiers administratifs et pédagogiques - Aptitude à coordonner des actions avec différents interlocuteurs - Capacité à gérer des situations complexes ou délicates avec calme et discernement APTITUDES PROFESSIONNELLES - Qualités d'écoute et de communication - Sens de l'initiative et capacité d'anticipation - Rigueur et autonomie dans l'organisation du travail - Aisance relationnelle et goût du contact - Discrétion et respect du devoir de réserve - Esprit d'équipe et coopération - Ouverture d'esprit et adaptabilité Attention environnement de travail bruyant