L'association Vivre et devenir, reconnue d'utilité publique, gère plus de 80 établissements et services dans les domaines sanitaire, médico-social et social en Normandie, Île-de-France, PACA, Grand Est, Nouvelle Aquitaine, Bourgogne-Franche-Comté et Centre Val-de-Loire. L'association est porteuse de valeurs mises en application à travers son projet associatif « une présence à chacun, un horizon pour tous ». Vivre et devenir accompagne plus de 5200 personnes en situation de fragilité et compte 2200 salariés. L'Association Vivre et Devenir recrute un(e) assistant(e) de direction - qualité et gestion des risques pour : - L'Etablissement hospitalier Soins Médicaux et de Rééducation (SMR) Sainte-Marthe à Épernay, - L'EHPAD du Château d'Aÿ, situés dans la Marne. Missions : L'assistant de direction collabore étroitement avec la directrice qu'il assiste pour optimiser la gestion de son activité. Il assure le secrétariat courant de direction. Il organise et coordonne les informations internes et externes liées au fonctionnement de la direction. Il assure le suivi de certains dossiers et/ou projets spécifiques en appui de la direction. Activités - Accueil et la communication Accueillir, orienter et informer, en face à face et au téléphone Tenir les agendas et gérer les rendez-vous Recevoir, collecter, traiter l'information pour en assurer la transmission (professionnels, patients, partenaires) - Organisation du poste bureautique et production de documents administratifs Assurer le fonctionnement courant de son poste bureautique Gérer le départ et l'arrivée du courrier Saisir, mettre en forme, éditer des documents Organiser et assurer un classement bureautique pour le partage et la conservation de l'information Gérer et traiter les informations orales et écrites Archiver et classer des dossiers Préparer la rédaction de courriers et de comptes-rendus de réunions Gérer les ressources matérielles courantes d'un service ou d'une activité (fournitures, .) - Production de dossiers et planification d'événements Rédiger des écrits professionnels Organiser la logistique de réunions ou d'événements (identifier, planifier les opérations et tâches pour la réalisation d'un événement) Assurer la coordination en toute autonomie de projets et/ou dossiers - Communication interne et externe Mettre en forme et actualiser les supports de communication dans l'établissement (mise à jour livrets d'accueil, charte graphique, supports institutionnels...) en lien avec le service communication s'il y a lieu Autre mission Mission générale : L'assistant qualité participe au pilotage et au management du système Qualité et de la gestion des risques (GDR) en appui de la direction. Il assiste la direction dans la préparation, la coordination, l'élaboration et la mise en œuvre de la politique d'amélioration continue de la qualité GDR. Il participe à la gestion du système documentaire. - Démarche qualité et gestion des risques Contribuer au bon fonctionnement des instances et des groupes de travail liés à la qualité / gestion des risques (convocations, reprographie, diffusion, prise de note) S'assurer du suivi des plan d'actions qualité GDR DD (PACQ, DUERP notamment) Participer à la revue des processus, des protocoles et des procédures S'assurer de la mise à jour et du classement de la gestion documentaire Participer à la préparation administrative de l'auto-évaluation et l'évaluation externe (EE) : être un appui à l'organisation des comités de pilotage, au suivi des relevés d'actions et à l'organisation de la visite des évaluateurs externes - Gestion des relations avec les usagers Assure le secrétariat du CVS et de la CDU (Gestion du calendrier des réunions, ordre du jour, compte rendu)