Titulaire d'un diplôme ou d'une certification dans le secrétariat / la gestion administrative ou équivalent. Une expérience significative dans le secteur de la formation continue serait un plus. Il/Elle assure le suivi des dossiers individuels des stagiaires. Rigoureux-se, organisé-e et discret-e Missions Accueil - Gérer le standard téléphonique et les outils de communication (courriels, accueil physique). - Informer et orienter le public sur les formations et leurs modalités d'accès. - Assurer la diffusion des informations internes et externes. Gestion administrative - Produire les documents administratifs (courriers, attestations, devis, convocations). - Gérer, classer et archiver les dossiers papiers et numériques. - Traiter le courrier entrant et sortant. - Mettre à jour les bases de données et tableaux de suivi. - Participer à l'organisation des réunions, réservations de salles et véhicules. - Préparer les dossiers de formation et supports nécessaires. - Contribuer au bon fonctionnement des locaux (ouverture, fermeture, accueil des participants). - Accueillir et accompagner les stagiaires tout au long de leur parcours. - Constituer et suivre les dossiers administratifs, financiers et de rémunération. - Contrôler et transmettre les documents aux financeurs et partenaires. - Assurer le suivi des présences, conventions, stages et examens. - Renseigner les outils de suivi (Kairos, Athena, etc.). - Appui pour la préparation des examens et certifications - Participation aux réunions du personnel - Participation au développement de la qualité Compétences techniques - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Internet). - Bonne maîtrise de l'expression écrite et orale. - Connaissance du système éducatif public et du réseau GRETA appréciée. - Connaissance et pratique des plateformes régionales (Athena, Kairos.) serait un plus. - Capacité à s'adapter aux différentes plateformes (GALIA, DIOGEN.) Savoirs-être - Sens de l'accueil et du service public. - Rigueur, organisation, autonomie et discrétion. - Réactivité, polyvalence et disponibilité. - Capacité à gérer les priorités et à anticiper. - Esprit d'équipe et sens relationnel développé. - Force de proposition et respect du devoir de réserve. Relations fonctionnelles - Internes : Directrice Opérationnelle, Président Ordonnateur, Secrétaire générale/agent comptable, équipe administrative, conseillers en formation professionnelle, formateurs, stagiaires. - Externes : DRAFPIC, GIP FTLV, partenaires institutionnels, prestataires, entreprises, collectivités, structures éducatives. A noter : - Jour de travail imposé le mercredi sur le site de Pontarlier - Déplacements fréquents entre Pontarlier et Morteau en fonction des besoins. - 9 semaines de congés payés/an