La mission du chargé de relation client : Coordonne et garantie la bonne organisation des séjours en amont des invités sur le site. - Accueille-les invités/clients et veille à leur confort et au bon déroulement de leur séjour - Commande par l'outil informatique le fleurissement hebdomadaire du site - Gère l'intégralité des besoins en papeterie, sacs, étiquettes bagages - Contrôle l'état de propreté des lieux de vie en lien étroit avec le service hébergement/gouvernant(e) - Réalise son emploi du temps, le présente au gestionnaire du Château pour validation - Informe sa hiérarchie de toute situation anormale concernant la sécurité ou les risques d'accidents pour les employés et les invités/clients - Centralise et transmet les données des dossiers invités à travers l'animation d'un point opérationnel avec les différents services du site en anticipation de l'arrivée des invités et des clients Accueil des VIP Organise les futures arrivées, séjours et départs des hôtes en lien avec le back-office - Assure la réception des bagages en lien avec les prestataires de transport jusqu'à leur installation en chambre - Transmet aux différents services les données des dossiers invités - Met en scène les hébergements avec les aménités maison, cadeaux éventuels, etc. - Présente et informe les invités du programme et s'assure du bon déroulement de celui-ci - Accueille les invités dès leur arrivée - Effectue les visites du site et/ou accompagne le gestionnaire du site sur la présentation de la Maison, son histoire et anecdotes - Anticipe les besoins des hôtes et répond à leurs sollicitations de manière à garantir leur satisfaction optimale - Guide les invités dans leur hébergement et explique les différents services proposés Administratif - Etablit la 'rooming list' en coordination avec les responsables - Imprime les lettres d'accueil à l'aide de la machine dédiée - Prépare les étiquettes à bagages en y ajoutant les initiales des hôtes - Etablit et soumet le plan de table aux responsables - Compile les commentaires des invités laissés dans le livre d'or - Fait un point opérationnel avec le service planning et réservations une fois par semaine - Tiens à jour un carnet et le fichier dédié reprenant les contacts des Fournisseurs, Sociétés de Transport et autres divers contacts nécessaires en chaque instant