Missions principales - Gestion du courrier entrant et sortant avec fichier de traçabilité, - Classement, archivage, Mise en forme de documents, - Recueil de données, Gestion des fichiers, mise à jour des fichiers, - Diffusion des informations auprès des adhérents (usagers, patients, professionnels de santé et partenaires), - Recherche de documentation (journaux, documentations,.), gestion des fonds de documentations et de sa mise à disposition. - Veille à la transmission des informations à l'équipe (dispatching des mails) - Prise de note et réalisation de compte-rendu. - Recueil et saisie de données dans le cadre d'élaboration des bilans annuels - Mis à jour des outils de communication. - Préparation du matériel nécessaires aux interventions des pôles (préparation de pochette, sachets jetons.). En appui avec le pôle médico-social : - Appels des pharmacies, Préparation du matériel Accueil Physique et téléphonique : - Téléphonique : Assure l'accueil téléphonique et tient un registre des appels filtrage des appels, prise de message, information et orientation du public, prise de rendez-vous-annulation-report de rdv. - Physique : accueil, information et orientation du public et des partenaires, prise de rendez-vous - Veille à la transmission des informations à l'équipe (dispatching des messages) Vie institutionnelle : - Veille à l'organisation logistique des réunions et des activités (réservation des salles, envoi des invitations, accueil lors des évènements, émargement.) - Gestion des stocks : appui à la gestion des commandes et mise à jour des fichiers d'inventaire et à la mise à disposition des fournitures de bureau, les fournitures nécessaires au bon fonctionnement de l'institution (serviette main, savon, papier hygiénique.). Veille à la disponibilité de l'ensemble des documents de présentation des activités et de la structure - Peut être amené à participer à des manifestations extérieures, en journée, en soirée et en week-end - Participe au rangement des parties communes Profil recherché : - Formation en secrétariat, gestion administrative ou équivalent - Expérience souhaitée dans un poste similaire - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, sharepoint, Mailing, PAO) - Capacités rédactionnelles et relationnelles - Sens de l'organisation, rigueur et discrétion, Autonomie et esprit d'équipe - Empathie pour le public vulnérable Avantages : - Congés trimestriels, 6 semaines de congés annuels Candidature : Merci d'envoyer votre CV et lettre de motivation à : direction@mcatms.org