Présentation de la structure Le GRETA-CFA Aquitaine est un regroupement d'établissements publics locaux d'enseignement qui mutualisent leurs compétences et leurs moyens pour proposer une offre de formation pour les adultes sur l'Aquitaine. Il est composé de 9 agences sur l'ensemble de la Nouvelle Aquitaine. Le GRETA-CFA Aquitaine propose de nombreuses formations dans de nombreux secteurs (Bâtiment Energie, Compétences Clés, Hôtellerie-Restauration-Tourisme, Industrie, Numérique, Audiovisuel, Santé Sanitaire et Social, Sécurité, Tertiaire, Transport, VAE, Bilan de compétences, Optique, Métiers de l'art.). Le GRETA-CFA Aquitaine recrute pour son Agence Tertiaire au sein du « Centre Tertiaire C3» un.e «assistant.e de formation ». Missions principales En relation avec le Conseiller en formation professionnelle (CFP) et la coordinatrice du site et dans le cadre de la politique définie par la Direction : Accueil et recueil de la demande : Accueillir et recueillir la demande Accueillir par téléphone et physiquement le public et les apprenants du site Renseigner et orienter les demandeurs sur l'ensemble de l'offre de formation et les modalités d'accès Recevoir les demandes écrites et téléphoniques en collaboration avec le CFP et/ou la coordinatrice du site Animer et organiser l'espace d'accueil et d'information Actualiser l'affichage, les informations mises à la disposition du public Prendre les rendez-vous d'accueil en collaboration avec la/le CFP et/ou le/la coordinatrice du site. Traitement des demandes : Traiter les demandes écrites et téléphoniques en collaboration avec la CFP /coordonnatrice Selon le cahier des charges du commanditaire, envoyer les propositions Suivre et relancer les devis Participer à l'organisation des examens Organisation de la prestation : Accueillir et informer les apprentis/clients /stagiaires Préparer, saisir et envoyer les documents relatifs au déroulement de l'action de formation Constituer les dossiers de financement et de rémunération et assurer le suivi Constituer les dossiers administratifs des stagiaires et apprentis et leur archivage Formaliser les contrats / avenants des stagiaires / apprentis (conventions, accords de prise en charge, Cerfa) Recueillir, vérifier et transmettre au référent RH de l'Agence les états de service des formateurs Effectuer le suivi des stagiaires / apprenants tout au long de la formation Assurer la saisie du tableau de suivi Mettre en place, recueillir et synthétiser les évaluations de satisfactions (fin de formation et à 6 mois) des stagiaires et apprentis. Suivi et contrôle des informations : Contrôler et mettre à jour les données dans les différents systèmes d'information du GRETA et des financeurs / commanditaires (ajustement, rupture, ...) Participer à la démarche qualité : Être force de proposition sur l'amélioration des processus Contrôler les documents qualité Compétences opérationnelles : Maîtriser l'environnement de la formation continue et de l'apprentissage : partenaires, règlementation, label Qualiopi, Eduform Maîtriser l'offre de formation de l'Agence Tertiaire Maîtriser la communication orale et écrite Compétences relationnelles ou savoirs comportementaux et relationnels : Maîtriser les outils bureautiques : traitement de texte, tableur, gestionnaire de base de données Organisé Excellent sens relationnel Autonomie, esprit d'initiative Rigueur de travail Travailler en équipe À compétences égales, une attention particulière sera aux personnes en situation de handicap. Formation Vous êtes titulaire d'un Bac +2. Expérience requise Lieu d'activité Centre Tertiaire C3 - Lycée Victor-Louis, 2 avenue de Thouars, 33405 Talence Statut CDD contractuel dès que possible jusqu'19 avril 2026 Si le poste vous intéresse, merci d'adresser votre CV et une lettre de motivation à l'adresse suivante : rh.agence.tertiaire@greta-cfa-aquitaine.fr