Fiducial Accueil et Services est une filiale du groupe Fiducial, leader des services pluridisciplinaires présent dans 78 pays. Acteur majeur dans la prestation aux entreprises, la division ACCUEIL ET SERVICE de FIDUCIAL recherche pour son clients BMW de Istres, son/sa prochain(e) Assistant(e) Back Office Au sein de l'office d'accueil, vos missions sur ce poste seront : - Traitement des annonces « classiques » - Traitement des annonces « spécifiques » : VIF, freins, pneus,... - Vérification de documents. - Attribution de toutes les ressources demandées : hôtels, véhicules de pool, bureaux, ateliers, clés supplémentaires, cartes essence, patrouilles, médecins supplémentaires, pompiers. - Participation à des réunions - Archivage de la documentation relative aux annonces - Vérification de la documentation relative au travail de nuit et transmission des informations correspondantes - Vérification et validation des annonces - Soutien aux chefs de groupe pour création ou modification des annonces - Prêt de matériel : projecteur, multiprises, gilets haute visibilité. - Prêt de matériel : semestriellement, inventaire et demande éventuelle de matériel à fournir au FM - Support en cas de questions ou problèmes (ex : changement de bureau, véhicule de pool en panne, accident, problématiques hôtel, évacuation déchets. - Commande de taxis et bus - Prise de commande des repas à la cantine à la demande - Aide à la traduction et support en cas d'événement, accident, problème hors périmètre du site - En cas d'épidémie ou pandémie, assurer l'information sur les dispositions prises par le client - Support aux personnes arrivant par vols privés - Communiquer aux essayeurs, par mail, les informations utiles - contraintes, spécificités.- à leur séjour sur le site pour les semaines à venir - Accueil des groupes, arrivées et départs : remise des clés et du matériel - Faire signer le formulaire de responsabilité au chef de groupe - Préparation des pochettes de clés pour les arrivées selon les besoins - Gestion des clés des locaux - Véhicules loués : récupération et remise des clés au loueur - Communication, récupération et traitement du questionnaire de satisfaction client Etat des lieux de sortie - Travailler en étroite collaboration avec les hôtels et les traiteurs - Gérer les réclamations - Gérer la facturation - Gestion du parc automobile (enregistrement des véhicules dans AMS, gestion des assurances. Les conditions : - CDI temps complet - Travail de jour : 7h30 16h30 - Coefficient AM 260 (2223,93€ brut/mois) Permis, habilitations et qualifications Niveaux de langues : Allemand C1 Anglais B2 Français C1 Permis B1 Les « savoirs » et « savoir-faire » Connaissance des consignes Maîtrise de l'outil informatique, des logiciels et équipements mis à disposition Les « savoir-être » Rigueur Qualités d'écoute et de communication, sens du service Ecoute et gestion des situations délicates (sens des responsabilités et priorités, résistance au stress.) Respect des consignes et process en place Devoir de réserve / confidentialité