Sous l'autorité de l'assistant de direction (h/f), le titulaire du poste (h/f) aura pour principales missions : 1/ Assurer la gestion administrative des dossiers des personnes accompagnées conformément aux procédures internes en la matière : - Traiter les demandes d'inscription (Réception de l'appel de la famille / création de la fiche sur le logiciel dédié - Créer le dossier de la personne accompagnée sur le logiciel et sous format papier - Récolter les informations administratives liées à la personne accompagnée et sa famille (adresse numéro de téléphone, école .) - Assurer la mise à jour régulière des données dans les dossiers - Assurer la gestion des prises en charge avec la CPAM - Assurer l'archivage conformément aux procédures en la matière. - Elaborer les conventions de stages pour les jeunes accueillis dans des établissements professionnels en appui du chargé des éducateurs spécialisés - Elaborer les conventions avec les professionnels en libéral 2/ Gérer les transports des personnes accompagnées - Créer, tenir à jour et ajuster les tournées en lien avec les chauffeurs internes et les transporteurs extérieurs (ambulances) - Planifier les rendez-vous thérapeutiques avec les professionnels en libéral 3/ Assurer la gestion de l'accueil téléphonique et physique - Assurer la tenue du standard - Assurer l'accueil physique - Gérer le courrier et les mails de la boîte mail générale - Avertir les différents professionnels de l'arrivée des visiteurs - Assurer la bonne tenue de l'accueil 4/ Assurer la gestion de la communication et de l'information auprès des interlocuteurs internes et extérieurs - Assurer le rôle de relais en orientant les informations et les demandes vers les professionnels concernés et/ou les familles - Traiter l'information - Gérer le planning de réservation des salles de réunion - Gérer la réservation des véhicules de l'établissement 5/ Être le garant du respect des procédures administratives internes et proposer des améliorations/évolutions en la matière - Assurer la remontée des indicateurs vers l'équipe de direction - Participer à la réflexion sur l'amélioration des procédures internes 6/ Assurer les commandes de fournitures administratives - Gérer les stocks de fournitures administratives - Recenser les besoins auprès des professionnels - Effectuer les commandes auprès du fournisseur 7/ Appuyer les membres de l'équipe des services généraux - Être en appui à l'équipe des services généraux pour le suivi et la planification d'intervention en interne ou avec des prestataires extérieurs - Relayer les éventuels besoins recensés